Контроль заполнения данных в Битрикс24

Ведение клиентской базы и фиксация всех взаимодействий с заказчиками основа для дальнейшего развития и аналитики. Какие же инструменты для контроля заполнения данных предоставляет Битрикс24?

Информация о клиенте

В карточке клиента можно настроить не только поля, но и обязательность их заполнения. Для этого перейдите в CRM – Настройки – Настройки форм и отчетов – Пользовательские поля – Компания – Список полей. Здесь отображены все поля и их параметры. Можно изменить настройки или добавить новые. Вуаля! Менеджер не сможет сохранить клиента пока не заполнит все обязательные поля.

Но этого бывает недостаточно, ведь некоторые сведения появляются в ходе работы с клиентом и изначально неизвестны. Если Вы понимаете на каком этапе сделки эта информация становится доступна, то можно в определенный момент направить задание менеджеру: “введите значения” и внести ее в карточку клиента. Это касается той информации что актуальна не только для конкретной сделки, а в целом по клиенту.

Также есть информация, наличие которой зависит от других полей. Например, для типа компании Поставщик необходимо чтобы было заполнено поле Отсрочка. Мы не можем сделать это поле обязательным, т.к. по контрагентам с другим типом оно неактуально. Что же можно сделать в таком случае, чтобы проконтролировать заполнение?

Можно создать бизнес-процесс для компании (CRM – Настройки – Роботы и бизнес-процессы – Бизнес-процессы – Компания – Список шаблонов).

Он будет выглядеть примерно так:

Запуск процесса при создании и изменении компании.
Проверка типа компании
1. Если компания типа “Поставщик”, то делаем проверку заполнения поля Отсрочка.
  1. Если поле Отсрочка заполнено, завершаем процесс.
  2. Если поле Отсрочка не заполнено, направляем ответственному сообщение об ошибке и задание “введите значение”. Завершаем процесс. Здесь можно усилить контроль и по истечению определенного времени, если задание менеджером не выполнено, направлять уведомление его руководителю.
2. Если компания другого типа, завершаем процесс.

Пример построения бизнес-процесса в дизайнере можно посмотреть здесь.

Как вариант, можно сделать поле Отсрочка обязательным и если тип контрагента не Поставщик, а любой другой, вносить в него соответствующую информацию.

Информация о сделке

Проконтролировать процесс ведения сделки можно разными способами.

Полностью автоматизировать процесс сделки. Т.е. досконально регламентировать процесс, настроить каждый статус с запросом информации, внесением информации в сделку или компанию, конкретными действиями для менеджера. Также необходимо настроить переходы между статусами и выстроить систему прав. В данном случае нужно ограничить права на изменение сделки и вносить все изменения автоматически на основе информации, которую менеджер предоставляет при выполнении заданий. Нужно понимать, что в таком процессе должны быть учтены все детали, т.к. у менеджера не будет свободы действий в заполнении и движении сделки, все будет происходить по заданному алгоритму. Способы автоматизации описаны в этой статье.
Как и в компаниях, в сделках есть возможность настроить обязательность полей и возможности здесь шире, т.к. обязательность настраивается с учетом статусов. Менеджер не сможет перейти в определенный статус сделки пока не заполнит поля обязательные для этого статуса.

Информация в Лиде

Помимо способов, которые мы рассмотрели в сделке и компании, здесь можно настроить заполняемость полей в зависимости от источника Лида. Например, при поступлении Лида из CRM-формы, в ней заранее настраиваются обязательные поля и их параметры, а также источник и другие предустановленные сведения.