0
Все сотрудники бывают в командировках, отпуске и на больничном, а в это время им падают задания по согласованию различных документов и все это нужно как-то делегировать, желательно без участия этого самого сотрудника. В Битрикс24 нет стандартного функционала замещения, но мы сами можем частично воспроизвести его хотя бы в бизнес-процессах. Статья ориентирована на коробочную версию Битрикс 24.
Содержание
Создание заместителя в профиле пользователя
Идем в Администрирование —> Настройки —> Пользователи —> Список пользователей
Заходим в любого пользователя, открываем вкладку Дополнительно и нажимаем Добавить пользовательское свойство.
Тип данных устанавливаем Привязка к сотруднику, заполняем код поля, XML_ID и название поля на русском и английском.
Вывод заместителя в профиле пользователя
Для вывода заместителя в профиле пользователя в блоке Контактная информация внизу выберите поля, которые хотите отобразить.
Теперь любой пользователь сможет указать заместителя, который будет согласовывать за него документы в бизнес-процессах. Назначение заместителей происходит с помощью редактирования поля Заместитель в личном профиле. Нажмите кнопку изменить вверху справа и найдите поле Заместитель, найдите нужного сотрудника и сохраните.
Блок-схема бизнес-процесса. Пример с заместителем в Битрикс24
В этом примере простое утверждение документа, это может быть договор или заявление на отпуск. Создаем процесс в Живой ленте, формируем поля документа, а затем создаем непосредственно сам процесс.
Переменные в бизнес-процессе
Нам необходимо создать три переменные:
- Руководитель (или любой другой сотрудник, которого необходимо заменять в данном процессе) — тип переменной Привязка к сотруднику;
- Статус руководителя — тип переменной Строка;
- Зам руководителя — тип переменной Привязка к сотруднику;
Действия бизнес-процесса
Определение руководителя
Для определения руководителя используем действие Выбор сотрудника.
- Заголовок — Определение руководителя;
- Тип — начальник;
- Для пользователя — выбираем поле документа с сотрудником, для которого нужно определить руководителя для согласования документа;
- Уровень начальника — 1 (непосредственный начальник);
- Резервные пользователи — на всякий случай укажем Администратора;
- Пропускать отсутствующих — Нет, убираем галочку;
- Пропускать с завершенным рабочим днём — Нет, убираем галочку;
Руководитель
Это действие покажет нам кто же определился в качестве Руководителя в предыдущем действии. Такие отчеты помогают в отладке бизнес-процессов. Рекомендую вставлять подобное логирование после каждого ключевого действия и при разветвлении.
- Заголовок — Руководитель;
- Текст — вставляем из предыдущего действия (для этого нужно нажать кнопку «…», выбрать раздел Дополнительные результаты и найти нужное действие). После вставки значения в конце нужно добавить параметр >friendly, он нужен чтобы имя отображалось в обычном виде, а не в виде ID;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку;
Обновление руководителя
В этом действии мы запишем определенного Руководителя в переменную. Возьмем действие Изменение переменных.
- Заголовок — Обновление Руководителя;
- Переменная — Руководитель;
- Значение — вставляем из действия Определение руководителя (для этого нужно нажать кнопку …)
Проверка отсутствия
Действие PHP-код. Проверим на месте ли Руководитель. Данный параметр определяется на основе графика отсутствия Битрикс. Вы можете найти его в разделе Время и отчеты.
- Заголовок — Проверка отсутствия Руководителя;
- PHP код:
global $DB;
$USER_ID = {=Variable:Ruk};
if (is_array($USER_ID))
$USER_ID = $USER_ID[0];
$USER_ID = preg_replace("/[^0-9]/", '', $USER_ID);
if (CIntranetUtils::IsUserAbsent($USER_ID))
{
$this->SetVariable('RukState', 'absent');
}
else
{
$this->SetVariable('RukState', 'be_present');
}
return CBPActivityExecutionStatus::Closed;
- {=Variable:Ruk} — переменная Руководитель;
- ‘RukState’ — переменная Статус руководителя;
- ‘absent’ и ‘be_present’ — значения, которые будут записаны в переменную Статус руководителя в зависимости от результата
В Битриксе появилось действие «Информация о сотруднике», с помощью него также теперь можно проверить отсутствие.
- Заголовок — по умолчанию;
- Сотрудник — указываем сотрудника, отсутствие которого нас интересует;
Далее с помощью действия Изменение переменных вносим в переменную Статус руководителя (RukState) информацию об отсутствии.
- Заголовок — Статус руководителя;
- Переменная — выбираем переменную Статус руководителя и вставляем в него значение Дополнительные результаты —> Информация о сотруднике —> Отсутствует (по графику отсутствий).
Действие Информация о сотруднике возвращает N — когда сотрудник на месте и Y — когда сотрудник отсутствует, поэтому не забудьте поправить условие ниже, если будете пользоваться этим действием.
Статус руководителя
Логируем полученный статус.
- Заголовок — Статус Руководителя;
- Текст — вставляем переменную Статус Руководителя, так как мы записали в неё значение в предыдущем действии (для этого нужно нажать кнопку «…» , выбрать раздел Переменные и найти нужную).
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Руководитель на месте?
Выбираем конструкцию «Условие» и указываем в каком случае Руководитель на месте, а в каком нет.
Условие Да
- Заголовок — Да;
- Тип условия — Значение переменной;
- Свойство или переменная — Статус руководителя;
- Условие — равно;
- Значение — be present (мы прописали его в PHP коде в случае присутствия).
Условие Нет
- Заголовок — Нет;
- Тип условия — Значение переменной;
- Свойство или переменная — Статус руководителя;
- Условие — равно;
- Значение — absent (мы прописали его в PHP коде в случае отсутствия).
Разветвление
Логируем результат разветвления по условию.
Руководитель на месте
- Заголовок — Разветвление;
- Текст — Руководитель на месте;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Руководитель отсутствует
- Заголовок — Разветвление;
- Текст — Руководитель отсутствует;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Определение Заместителя
Действие PHP-код. Определим Заместителя руководителя, если он указан в профиле.
- Заголовок — Определение Заместителя ;
- PHP код:
global $DB;
$USER_ID = {=Variable:Ruk};
if (is_array($USER_ID))
$USER_ID = $USER_ID[0];
if (substr($USER_ID,0,5)=='user_')
$USER_ID = substr($USER_ID,5);
$PROPERTY_CODE = "UF_ZAM";
$rsUsers = CUser::GetList(($by="login"), ($order="asc"), array("ID"=>$USER_ID), array("SELECT"=>array($PROPERTY_CODE)));
if ($arUser = $rsUsers->GetNext())
{
$this->SetVariable('RukZam', 'user_'.$arUser[$PROPERTY_CODE]);
}
else
{
$this->SetVariable('RukZam', '');
}
return CBPActivityExecutionStatus::Closed;
- {=Variable:Ruk} — переменная Руководитель;
- UF_ZAM — пользовательское поле, которое мы добавили в карточку пользователя в самом начале;
- ‘RukZam’ — переменная Зам руководителя. В переменную вносится Заместитель, если он есть, если же нет, то записывается пустое значение.
Зам Руководителя
- Заголовок — Зам Руководителя;
- Текст — вставляем переменную Зам Руководителя, так как мы записали в неё значение в предыдущем действии (для этого нужно нажать кнопку «…» , выбрать раздел Переменные и найти нужную).
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Уведомление руководителя
Отправим уведомление Руководителю и/или его Заместителю об утверждении документа. Возьмем действие Уведомление пользователя.
- Заголовок — Уведомление Руководителя;
- Отправитель уведомления — выбираем сотрудника, который направляет документ на утверждение;
- Получатель уведомления — выбираем переменную Руководитель и Зам руководителя;
- Текст уведомления для сайта — пишем что предстоит согласовать или утвердить, при необходимости добавляем характеристики документа;
- Тип уведомления — Персонализированное.
Утверждение документа
Отправим документ на утверждение Руководителю и/или его Заместителю. Возьмем действие «Утверждение документа.
Отправим документ на утверждение Руководителю и/или его Заместителю. Возьмем действие Утверждение документа.
- Заголовок — Утверждение документа;
- Утверждают сотрудники — выбираем переменную Руководитель и Зам руководителя;
- Тип утверждения — Любой сотрудник (если руководитель в командировке или на встрече, то сам сможет утвердить документ, если же нет, то это может сделать и заместитель);
- Название задания — Укажите в названии наименование документа, который нужно утвердить;
- Описание задания — Укажите что нужно утвердить, добавьте ссылку на документ, укажите его параметры, которые влияют на решение. Полезно указывать дату и время в начале описания.
- Устанавливать текст статуса — Нет (т.к. мы выбрали, что утверждает любой сотрудник, то нам неинтересен процент согласования, он всегда будет 100).
- Текст статуса — установлен по умолчанию, можно изменить по желанию;
- Текст кнопки подтверждения в задании — можно оставить по умолчанию, либо изменить на более подходящее выражение;
- Текст кнопки отказа в задании — можно оставить по умолчанию, либо изменить на более подходящее выражение;
- Показывать поле ввода комментария — по Вашему усмотрению;
- Обязательность комментария — по Вашему усмотрению;
- Метка для поля комментария — можно оставить по умолчанию;
- Период утверждения — по умолчанию неограниченный период, но можно задать срок, по истечению которого процесс пойдет дальше;
- Ограничить доступ — Нет;
- Тип делегирования — Всем сотрудникам (нет смысла запрещать делегирование вышестоящим сотрудникам).
Лайфхак
Для того чтобы применять эту конструкцию, не создавая каждый раз заново, поместите ее в Блок действий, а блок в Мои действия дизайнера бизнес-процессов, это позволит быстро применять часто повторяющиеся схемы, которые Вы используете.
