Автоматизация бизнес-процессов в Битрикс24

“Позабыты хлопоты, остановлен бег, вкалывают роботы, счастлив человек!”

К/ф “Приключения Электроника”

Все хотят, чтобы бизнес работал именно так 🙂

И Битрикс – это CRM система, которая в какой-то степени помогает это осуществить. В Корпоративном портале Битрикс24 есть несколько способов автоматизации бизнес-процессов и минимизации рутинной работы. Рассмотрим их плюсы и минусы, а также я расскажу какими пользуюсь сама и почему.

Модуль бизнес-процессы

Модуль позволяет автоматизировать заявление на отпуск, согласование договоров, согласование командировок и другие процессы предприятия, что способствует более эффективному использованию рабочего времени.

Плюсы модуля:

Есть готовые типовые процессы, их можно адаптировать под себя.
Процессы можно разбить на статусы, что позволяет настроить их максимально гибко.

Элементы процесса создаются с помощью полей, типов полей достаточно для реализации большинства потребностей.
Процессы настраиваются в дизайнере бизнес-процессов, т.е. необязательно быть программистом, чтобы выстроить процесс. Вы просто берёте стандартные действия и выстраиваете их в нужном порядке. Действий довольно много.

Если всё-таки случилось так, что стандартных действий недостаточно, есть действие PHP-код (только в коробке), в нём можно выполнить нужный Вам код, но здесь без программирования уже не обойтись. Хотя в интернете есть примеры типичных задач и их можно модифицировать под свои нужды.
Возможность логирования в нужных местах для отладки процесса.
Переменные и константы, куда можно записывать различные данные в ходе процесса и использовать в условиях.

Минусы модуля:

Нельзя откатить действие или статус. Но можно предусмотреть возможность перехода в определенные статусы в действиях.
Не особо презентабельный стандартный вид элемента и списка.

Пример бизнес-процесса.

Универсальные списки

Универсальные списки мало чем отличаются от бизнес-процессов в Живой ленте, поэтому отдельно о них писать смысла нет.

Роботы

Роботы используются в задачах и в элементах CRM.

Плюсы модуля:

Роботов можно настроить без навыков программирования.
Есть запуск вебхуков, если всё-таки необходимо выполнить специфический кейс.

Минусы модуля:

Действий не так уж много, в моей практике они не покрывали необходимый функционал и я ими почти не пользовалась. Они пригодятся в основном в b2c секторе.

Процессы в модуле CRM

Это мой любимый вид автоматизации в Битрикс24. У него есть все плюсы модуля бизнес-процессов и отсутствуют его минусы. Я имею ввиду бизнес-процессы, которые настраиваются в статусах лидов и сделок, т.к. есть просто процессы в элементах CRM, они аналогичны модулю бизнес-процессов, но элементом выступают сущности CRM, а не сформированные полями собственные элементы.

Здесь уже в любой момент можно вернуться в какую-либо стадию и вид намного привлекательнее, нежели в стандартных бизнес-процессах 🙂

Модуль позволяет управлять продажами и повышает эффективность работы.

Было бы здорово, если бы можно было обычные процессы представить в таком же виде. Не хочется формировать воронки по заявлениям или обучению в CRM, т.к. это не относится к продажам и засоряет поля.

Ура! Это реализовали с помощью Смарт-процессов!

Автоматизация бизнес-процессов в этом модуле, на мой взгляд, самое лучшее и интересное что есть в Битрикс 24.

Модуль Роботизация RPA

Относительно новый модуль в Корпоративном портале и пока “сыроват”. Видимо пытались совместить обычные процессы и процессы в CRM, т.к. он представлен в виде канбана и элементы отображаются практически как карточка сущности CRM. Мне не хватило триггеров, бизнес-процессов и привязки к спискам и CRM. Задумка хорошая и если ее доведут до ума, будет просто замечательно! Пока же я его отложила и пользуюсь обычными бизнес-процессами и процессами в CRM.

Смарт-процессы

Модуль выпущен 18 мая 2021 года. По сути это модернизация модуля Роботизация, который так и остался невостребованным. Смарт-процессы – это возможность создать свою сущность CRM с нужными полями и статусами. Статусы правятся как в канбане, так и в справочниках CRM. Права выставляются в настройках прав CRM. Т.е. этот инструмент встроили в CRM как полноценную составляющую, которую можно привязать к элементам CRM, календарю и задачам. Сущности можно автоматизировать с помощью триггеров, роботов и бизнес-процессов. На пару с бизнес-процессами в CRM модуль закрывает большинство задач по автоматизации в Битрикс24.

Процессы, которые раньше я бы реализовала в БП Живой ленты, сейчас удобнее делать именно здесь. Т.к. смарт-процессы обладают всеми плюсами CRM и плотно связаны со всеми сущностями. И что важно, можно автоматически формировать документы (заявки, заявления, договоры и т.д.).