Бизнес-процесс "Согласование контрагента"

Кейс: Все клиенты, с которыми заключаются договоры, должны проходить проверку на судебные дела и задолженности, и в зависимости от этого им присваивается статус согласования.

Решение: Создать в Компании необходимые поля для установки статуса согласования. Сформировать универсальный список для учета всех согласований в одной рабочей области. Создать бизнес-процесс согласования.

Описание процесса

Согласование контрагента (на основе Компаний CRM)

В компании создано поле типа Список (Согласован/Отклонен/На проверке/Запрос реквизитов/Нет решения/Срок решения истек) с наименованием Решение юриста. Также создано поле Срок решение юриста типа Дата и текстовое поле Комментарий юриста. 

Дополнительно создан универсальный список Решения юриста, он привязан к контрагенту и отображается в Компании в виде вкладки. Это позволяет оперативно посмотреть все решения по Компании. В него вносятся решения по всем контрагентам с датой, временем, комментарием и ФИО юриста. 

  1. При запуске процесса проверяется значение поля Решение юриста
    1. Если значение На проверке, то инициатору направляется сообщение, что контрагент уже на проверке. Процесс завершается.
    2. Если значение Согласован или Отклонен, то инициатору направляется сообщение, что решение по контрагенту еще актуально. Процесс завершается.
    3. Если значение Запрос реквизитов, то процесс завершается, т.к. у ответственного должно быть задание о заполнении реквизитов контрагента и он его еще не выполнил.
    4. Если значение Нет решения или Срок решения истек, то процесс идет дальше.
  2. Проверка заполненности реквизитов Компании
    1. Если реквизиты не заполнены, то статус решения меняется на Запрос реквизитов и инициатору направляется задание по заполнению реквизитов. Когда он его выполняет, снова происходит проверка заполненности реквизитов.
    2. Если реквизиты заполнены, процесс идет дальше.
  3. Всем сотрудникам Юридического отдела направляется задание по согласованию контрагента со всеми данными (Наименование, ИНН, КПП и т.д.) и прошлым комментарием.
  4. В поле Решение юриста устанавливается статус На проверке.
  5. Когда один из сотрудников Юридического отдела принимает решение по контрагенту и устанавливает срок решения 
    1. У других сотрудников отдела задание завершается.
    2. Все данные заносятся в созданные поля
    3. Данные заносятся в универсальный список
    4. Запускается процесс смены статуса Решения юриста по окончанию срока.
    5. Инициатору направляется сообщение с решением.

Процесс запускается:

  1. Вручную из Компании
  2. Автоматически из Сделки при переходе в статус "Согласование контрагента"

Создание полей в Компании


Для удобства и быстроты определения статуса контрагента создадим в Компании необходимые поля. Для этого перейдем CRM --> Настройки --> Настройки форм и отчетов --> Пользовательские поля --> Компания --> Список полей.

Пользовательские поля
Поле Решение юриста


Нажимаем кнопку "Добавить поле".  Заполняем наименование и Тип поля. На вкладке Список вводим значения списка. Сохраняем и переходим к созданию следующего поля.

  • Решение юриста - поле типа Список (Согласован/Отклонен/На проверке/Запрос реквизитов/Нет решения/Срок решения истек)
  • Срок решения юриста - поле типа Дата
  • Комментарий юриста - поле типа Строка


В карточке Компании необходимо разместить созданные поля. Можно создать отдельный блок или добавить к уже существующим. Для размещения нажмите внизу любого блока "Выбрать поле" и перетащите поле в нужное место.

Переходим к созданию списка.

Пользовательские поля

Создание универсального списка

Создание списка


Создадим универсальный список для учета согласований по всем контрагентам в одном месте. Для этого перейдем Сервисы --> Списки --> Создать новый.


Вводим название и включаем поддержку бизнес-процессов.


На вкладке подписи меняем элемент на решение. Разделы нам не понадобятся, их можно не трогать. На вкладке Доступ выставляем нужные вам права.  Сохраняем и переходим к настройке полей списка.
Подписи списка
Настроить поля


Идем в созданный список, справа сверху нажимаем на кнопку Действия и выбираем пункт Настроить поля

Далее нажимаем кнопку Добавить поле и по аналогии, как мы создавали поля в Компании, создаем их в Списке. Нам нужны поля:

  • Название - обязательное поле типа Название
  • Компания - обязательное поле типа Привязка к сущности CRM (Доступная сущность - оставляем только Компанию, устанавливаем галочку Показать в карточке CRM)
  • Решение - поле типа Список (значения списка Согласован/Отклонен/На проверке/Нет решения/Срок решения истек)
  • Срок решения - поле типа Дата
  • Комментарий - поле типа HTML/текст
  • Дата решения - поле типа Дата создания
  • Юрисконсульт - поле типа Кем создан
  • Кто изменил - поле типа Кем изменен
  • Дата изменения - поле типа Дата изменения

Поля списка

Поля настроили, теперь приведем отображение списка к удобному виду. Для этого в самом списке нажмем на шестеренку слева, перед наименованиями колонок.

Настройка отображения списка

Оставим только самые важные поля, остальные скроем. Также в самом списке можно менять порядок колонок , для этого нужно просто зажать мышкой название колонки и перетащить в нужное место.

Настройка отображения списка

В карточке Компании список будет отображаться в отдельной вкладке.

Отображение в компании

Бизнес процесс Согласование контрагента

Основу мы подготовили, теперь перейдем к самому интересному - автоматизации :)

Создание Бизнес-процесса

Для создания бизнес-процесса перейдем CRM --> Настройки --> Роботы и бизнес-процессы --> Бизнес-процессы.
Бизнес-процессы
Создание бп


Далее Компания --> Список шаблонов --> Добавить шаблон. Вводим наименование процесса, сохраняем и переходим непосредственно к созданию.

Переменные бизнес-процесса

Переменные

Переменные Решение и Срок решения создадим позже в действии бизнес-процесса.

ИНН

ИНН

  • Идентификатор - inn
  • Название - ИНН
  • Тип - Строка

КПП

КПП

  • Идентификатор - kpp
  • Название - КПП
  • Тип - Строка

Действия бизнес-процесса

Кто запустил

Залогируем кто запустил процесс. Для этого выберем действие Запись в отчет.

  • Заголовок - Инициатор
  • Текст - {=Template:TargetUser}
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку
Для выбора запустившего процесс наберите равно в поле Текст, откроется меню, перейдите в Системные и выберите соответствующий пункт.

Инициатор
Текущее решение

Текущее решение юриста

Залогируем текущее решение юриста

  • Заголовок - Текущее решение юриста
  • Текст - {{Решение юриста}},
    Срок действия: {{Срок решения юриста}},
    Комментарий: {{Комментарий юриста}}
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку

Далее нам в зависимости от текущего статуса процесс  будет выполнять разные действия. Выбираем конструкцию Условие и прописываем варианты.

Проверка статуса контрагента

На проверке

На проверке

  • Заголовок - На проверке
  • Тип условия - Поле документа 
  • Поле документа - Решение юриста
  • Условие - равно На проверке

На проверке
Уведомление польователя
Уведомление пользователя

  • Заголовок - Уведомление пользователя
  • Отправитель уведомления - Сотрудник на ваш выбор
  • Получатель уведомления - {=Template:TargetUser} - это сотрудник, запустивший процесс
  • Текст уведомления для сайта - Клиент [url=https://адрес_портала/crm/company/details/{{ID}}/]{{Название компании}}[/url] уже находится на проверке
  • Тип уведомления - персонализированное или от системы - на ваш выбор

Сообщение в живую ленту
Заполняется аналогично с уведомлением.
Сообщение в живую ленту
Прерывание процесса
Прерывание процесса

  • Заголовок - Прерывание процесса
  • Текст статуса - Выполнение прервано
  • Удалить данные процесса - Да

Согласован или Отклонен

Согласован или отклонен

  • Заголовок - "Согласован" или "Отклонен"
  • Тип условия - Поле документа 
  • Поле документа - Решение юриста
  • Условие - равно Согласован или Отклонен

Согласован или отклонен
Уведомление пользователя
Уведомение пользователя

  • Заголовок - Уведомление пользователя
  • Отправитель уведомления - Сотрудник на ваш выбор
  • Получатель уведомления - {=Template:TargetUser}
  • Текст уведомления для сайта - Решение по клиенту [url=https://адрес_портала/crm/company/details/{{ID}}/]{{Название компании}}[/url] еще актуально и действует до {{Срок решения юриста}}

    Решение:{{Решение юриста (текст)}}
    Комментарий: {{Комментарий юриста}}
  • Тип уведомления - персонализированное или от системы - на ваш выбор

Прерывание процесса

  • Заголовок - Прерывание процесса
  • Текст статуса - Выполнение прервано
  • Удалить данные процесса - Да

Прерывание процесса

Запрос реквизитов

Запрос реквизитов
Запрос реквизитов

  • Заголовок - Запрос реквизитов
  • Тип условия - Поле документа
  • Поле документа - Решение юриста
  • Условие - равно Запрос реквизитов

Прерывание процесса

  • Заголовок - Прерывание процесса
  • Текст статуса - Выполнение прервано
  • Удалить данные процесса - Да

Прерывание процесса

Нет решения или Срок решения истек

Нет решения или срок истек
Нет решения или Срок решения истек

  • Заголовок - "Нет решения" или "Срок решения истек"
  • Тип условия - Поле документа
  • Поле документа - Решение юриста
  • Условие - равно Нет решения или Срок решения истек
В этой ветке ничего не происходит.

Цикл

Цикл
Цикл

Выполняет свои поддействия до тех пор, пока выполняется заданное условие. т.е.  в данном случаем пока ИНН не заполнен.
  • Заголовок - Цикл
  • Тип условия - Значение переменной
  • Свойство или переменная - ИНН
  • Условие - равно
  • Значение - не заполнено

Цикл
Реквизиты
Информация о реквизите Организация

Действие Информация о реквизите.

  • Заголовок - Информация о реквизите Организация
  • Шаблоны - Организация

Запись ИНН и КПП

Действие Изменение переменных.

  • Заголовок Запись ИНН и КПП
  • Переменная - ИНН
  • Значение - выбирается из дополнительных результатов в предыдущем действии - {=A48489_20917_38662_13057:RQ_INN}
  • Переменная - КПП
  • Значение - выбирается из дополнительных результатов в предыдущем действии - {=A48489_20917_38662_13057:RQ_KPP}

Запись ИНН и КПП
Дополнительные результаты

Вариант для коробки

ИНН
ИНН

Действие PHP-код - есть только в коробочной версии.

  • Заголовок - ИНН
  • PHP-код:
CModule::IncludeModule('crm');

$requisite = new \Bitrix\Crm\EntityRequisite();
$rs = $requisite->getList(array(
"filter" => array("ENTITY_ID" => {{ID}}, "ENTITY_TYPE_ID" => CCrmOwnerType::Company)));
if ($ar = $rs->Fetch())

//Установка значения переменной
$this->SetVariable('inn', $ar['RQ_INN']);

КПП

Действие PHP-код - есть только в коробочной версии.

  • Заголовок - КПП
  • PHP-код:
CModule::IncludeModule('crm');

$requisite = new \Bitrix\Crm\EntityRequisite();
$rs = $requisite->getList(array(
"filter" => array("ENTITY_ID" => {{ID}}, "ENTITY_TYPE_ID" => CCrmOwnerType::Company)));
if ($ar = $rs->Fetch())

//Установка значения переменной
$this->SetVariable('kpp', $ar['RQ_KPP']);

КПП
Запись в отчет
ИНН, КПП

Действие Запись в отчет

  • Заголовок - ИНН, КПП
  • Текст - 
ИНН: {=Variable:inn_printable}
КПП: {=Variable:kpp_printable}

  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - ставим галочку

Далее в зависимости от того заполнен ИНН или нет процесс разветвляется. Выбираем конструкцию Условие и прописываем варианты.

Условие

ИНН пустой

ИНН пустой

  • Заголовок - ИНН пустой
  • Тип условия - Значение переменной
  • Свойство или переменная - ИНН
  • Условие - равно 
  • Значение - не заполнено

ИНН пустой
Смена статуса
Смена статуса "Запрос реквизитов"

Действие Изменение полей документа

  • Заголовок - Смена статуса "Запрос реквизитов"
  • Поле - Решение юриста
  • Значение - Запрос реквизитов

Уведомление пользователя

  • Заголовок - Уведомление пользователя
  • Отправитель уведомления - Сотрудник на ваш выбор
  • Получатель уведомления - {=Template:TargetUser}
  • Текст уведомления для сайта - Невозможно отправить клиента [url=https://адрес_портала/crm/company/details/{{ID}}/]{{Название компании}}[/url] на проверку. Заполните ИНН и КПП
  • Тип уведомления - персонализированное или от системы - на ваш выбор

Уведомление пользователя
Заполнение ИНН и КПП
Заполнение ИНН и КПП

Действие Ознакомление с документом

  • Заголовок - Заполнение ИНН и КПП
  • Ознакомить пользователей {{Ответственный}}
  • Название задания - Невозможно отправить клиента на согласование
  • Описание задания - Заполните ИНН и КПП в реквизитах у клиента [url=https://адрес_портала/crm/company/details/{{ID}}/]{{Название компании}}[/url]

    Для этого перейдите к документу и отредактируйте реквизиты.
  • Должны ознакомиться - Любой сотрудник
  • Устанавливать текст статуса -  Нет
  • Текст кнопки в задании - Заполнено
  • Показывать поле ввода комментария - Нет
  • Обязательность комментария - Нет
  • Период ознакомления - 10 минут
  • Ограничить доступ - Нет
  • Тип делегирования - Всем сотрудникам

ИНН заполнен

ИНН заполнен

  • Заголовок - ИНН заполнен
  • Тип условия - Значение переменной
  • Свойство или переменная - ИНН
  • Условие - заполнено

ИНН заполнен

Здесь цикл заканчивается.

Уведомление пользователя
Уведомение пользователя

  • Заголовок - Уведомление пользователя
  • Отправитель уведомления - Сотрудник на ваш выбор
  • Получатель уведомления - {{Ответственный}}
  • Текст уведомления для сайта - Клиент [url=https://адрес_портала/crm/company/details/{{ID}}/]{{Название компании}}[/url] отправлен на проверку
  • Тип уведомления - персонализированное или от системы - на ваш выбор

Уведомление юристу

  • Заголовок - Уведомление юристу
  • Отправитель уведомления - {{Ответственный}}
  • Получатель уведомления - Юридический отдел: Все сотрудники отдела [D91];
  • Текст уведомления для сайта - Необходимо согласовать клиента [url=https://адрес_портала/crm/company/details/{{ID}}/]{{Название компании}}[/url]

    ИНН: {=Variable:inn_printable}
    КПП: {=Variable:kpp_printable}

    Данные по предыдущим решениям: {{Решение юриста (текст)}}
    Действовало до {{Срок решения юриста}}
    {{Комментарий юриста}}
  • Тип уведомления - персонализированное или от системы - на ваш выбор

Уведомление юристу
Смена статуса
Смена статуса "На проверке"

Действие Изменение полей документа
  • Заголовок - Смена статуса "На проверке"
  • Поле - Решение юриста
  • Значение - На проверке

Запрос согласования клиента

Действие Запрос дополнительной информации
  • Заголовок - Запрос согласования клиента
  • Заполняют сотрудники - Юридический отдел: Все сотрудники отдела [D91];
  • Название задания - Согласование клиента
  • Описание задания - Согласуйте клиента [url=https://адрес_портала/crm/company/details/{{ID}}/]{{Название компании}}[/url]

    ИНН: {=Variable:inn_printable}
    КПП: {=Variable:kpp_printable}
  • Текст кнопки в задании - Сохранить
  • Показывать поле ввода комментария - Да
  • Обязательность комментария - Да
  • Метка для поля комментария - Комментарий
  • Устанавливать текст статуса - Нет

Запрос согласования клиента
Поля в запросе

Добавим переменные Решение и Срок решения в запросе

Решение

  • Идентификатор - reshenie
  • Название - Решение
  • Тип - Список
  • Обязательный - ставим галочку
  • Варианты значений:
[v1]Согласовать
[v2]Отклонить
Решение
Срок решения

  • Идентификатор - srok
  • Название - Срок решения
  • Тип - Дата
  • Обязательный - ставим галочку
  • Значение по умолчанию - =Dateadd({=System:Date}, "3m") - Время сервера
Срок решения

В зависимости от решения юриста процесс разветвляется. Проверяем решение юриста:

Условие

Контрагент согласован юристом

Согласован
Согласован

  • Заголовок - Согласован
  • Тип условия - Значение переменной
  • Свойство или переменная - Решение
  • Условие - равно 
  • Значение - Согласовать

Устанавливаем статус "Согласован"

Действие Изменение полей документа
  • Заголовок - Устанавливаем статус "Согласован"
  • Поле - Решение юриста
  • Значение - Согласован
Согласован
Создание элемента списка
Создание элемента списка

Действие Создание элемента списка
  • Заголовок - Создание элемента списка
  • Тип документа - Решения юриста
  • Юрисконсульт - выбираем юриста, который принимал решение - {=A15174_17681_68392_36649:InfoUser}
  • Название - {{Название компании}}
  • Компания - {{ID}}
  • Решение - Согласован
  • Срок решения - {=Variable:srok}
  • Комментарий - выбираем комментарии юриста из решения - {=A15174_17681_68392_36649:Comments}

Контрагент отклонен юристом

Отклонен
Отклонен

  • Заголовок - Отклонен
  • Тип условия - Значение переменной
  • Свойство или переменная - Решение
  • Условие - равно 
  • Значение - Отклонить

Устанавливаем статус "Отклонен

Действие Изменение полей документа
  • Заголовок - Устанавливаем статус "Отклонен"
  • Поле - Решение юриста
  • Значение - Отклонен
Отклонен
Создание элемента списка
Создание элемента списка

Действие Создание элемента списка
  • Заголовок - Создание элемента списка
  • Тип документа - Решения юриста
  • Юрисконсульт - выбираем юриста, который принимал решение - {=A15174_17681_68392_36649:InfoUser}
  • Название - {{Название компании}}
  • Компания - {{ID}}
  • Решение - Отклонен
  • Срок решения - {=Variable:srok}
  • Комментарий - выбираем комментарии юриста из решения - {=A15174_17681_68392_36649:Comments}

Разветвление заканчивается и процесс идет дальше.

Выставление срока решения и комментария

Действие Изменение полей документа
  • Заголовок - Выставление срока решения и комментария
  • Поле - Срок решения юриста
  • Значение - {=Variable:srok}
  • Поле - Комментарий юриста
  • Значение - выбираем комментарии юриста из решения - {=A15174_17681_68392_36649:Comments}
Изменение документа
Запись в отчет

Параметры решения юриста

Действие Запись в отчет

  • Заголовок - Параметры решения юриста
  • Текст - Статус: {{Решение юриста}}; Срок: {{Срок решения юриста}}; Комментарий: {{Комментарий юриста}}

  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - ставим галочку

Уведомление пользователя

  • Заголовок - Уведомление пользователя
  • Отправитель уведомления - {=A15174_17681_68392_36649:InfoUser}
  • Получатель уведомления - {{Ответственный}}
  • Текст уведомления для сайта - Решение по клиенту [url=https://адрес_портала/crm/company/details/{{ID}}/]{{Название компании}}[/url]: {{Решение юриста}}
    Комментарий: {{Комментарий юриста}}
    Срок решения: {{Срок решения юриста}}
  • Тип уведомления - персонализированное или от системы - на ваш выбор

Уведомление пользователя
Запись события

Запись события в crm

Действие Запись события в crm

  • Заголовок - Запись события в crm
  • Тип события - Информация
  • Текст сообщения - {=A15174_17681_68392_36649:InfoUser>friendly}

    Решение по клиенту {=Document:TITLE_PRINTABLE}: {{Решение юриста}}
    Комментарий: {{Комментарий юриста}}
    Срок решения: {{Срок решения юриста}}

Далее запускаем процесс ожидания смены статуса (этот БП нужно создать, рассмотрим его создание ниже). Процесс нужен для того, чтобы по истечению срока решения статус контрагента изменился.

Запуск бизнес-процесса ожидания смены статуса

Действие Запуск бизнес-процесса для указанного документа
  • Заголовок - Запуск бизнес-процесса ожидания смены статуса
  • ID документа - {{ID}}
  • Сущность - Компания
  • Тип документа - Компания
  • Шаблон - Ожидание смены статуса

Запуск БП

Бизнес процесс Ожидание смены статуса

БП
Пауза

Запись события в crm

Действие "Пауза в выполнении"

  • Заголовок - Пауза в выполнении
  • Режим - Время
{{Срок решения юриста}}
  • Дата - Время сервера

Смена статуса на "Срок решения истек"

Действие Изменение полей документа
  • Заголовок - Смена статуса на "Срок решения истек"
  • Поле - Решение юриста
  • Значение - Срок решения истек

Изменение статуса
Запись в отчет

Запись в отчет

Действие Запись в отчет

  • Заголовок - Запись в отчет
  • Текст - Срок решения юриста истек
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - ставим галочку

Как импортировать шаблон бизнес-процесса

Перейдем CRM --> Настройки --> Роботы и бизнес-процессы --> Бизнес-процессы.
Бизнес-процессы
Создание бп


Далее Компания --> Список шаблонов --> Добавить шаблон. Вводим наименование процесса, сохраняем и переходим к импорту.

Когда параметры указаны и перед нами пустой шаблон, нажимаем кнопку Импорт в верхнем меню.
Импорт
Выбор процесса


Выбираем файл с бизнес-процессом и нажимаем импортировать. Готово! Не забудьте добавить адрес портала в ссылки с уведомлениями и заданиями, а также сохранить сам процесс.


Если Вам была полезна эта статья, поделитесь ей в социальных сетях. Мне будет приятно! :)


План внедрения Битрикс24

План внедрения Битрикс24

Краткий чек-лист по внедрению Корпоративного портала Битрикс24. Он поможет действовать поэтапно, ничего не упустив. Битрикс это просто! А пока сохраняем план действий для дальнейшей фиксации проделанной работы и вспоминаем все свои бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать.

Контроль заполнения данных

Контроль заполнения данных

Ведение клиентской базы и фиксация всех взаимодействий с заказчиками основа для дальнейшего развития и аналитики. Какие же инструменты для контроля заполнения данных предоставляет Битрикс 24?

Заместители в бизнес-процессах

Заместители в бизнес-процессах

Все сотрудники бывают в командировках, отпуске и на больничном, а в это время им падают задания по согласованию различных документов и все это нужно как-то делегировать, желательно без участия этого самого сотрудника.

Автоматизация бизнес-процессов

АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

"Позабыты хлопоты, остановлен бег, вкалывают роботы, счастлив человек!" Все хотят, чтобы бизнес работал именно так! И Битрикс помогает это осуществить. В Корпоративном портале Битрикс 24 есть несколько способов автоматизации бизнес-процессов. 

Оставьте заявку на создание бизнес-процесса




Хостинг сайта - первые 30 дней БЕСПЛАТНО!
Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Подробнее Понятно
Cookies