БП согласования документов
В данной статье рассмотрим создание простого бизнес-процесса со статусами в Живой ленте Битрикс 24.
Исходные данные:
- Параллельный процесс согласования
- Добавление до 5 согласующих из оргструктуры
- Параметры запроса: Название, Описание, файл
Согласующий имеет варианты:
- Согласовать
- Отклонить с доработкой или без
- Делегировать
Документ считается согласованным, когда его утвердят все согласующие.
Содержание
В результате вы получите реестр документов со статусами.
Создание процесса
Создадим Бизнес-процесс. Для этого в левом меню нажмем Автоматизация —> Бизнес-процессы —> Процессы в ленте —> Создать новый. Вводим название процесса, подписи, права доступа и сохраняем. Отметим процесс галочкой Показать в новостях, чтобы процесс можно было запустить из Живой ленты.
Настройка полей
Далее нам нужно настроить поля процесса, заходим в процесс, в правом верхнем углу нажимаем Действия —> Настроить поля.
Добавим поля:
- Название — наименование документа, поле по умолчанию, не меняем его;
- Согласующие — лица, которые должны согласовать документ — обязательное множественное поле типа Привязка к сотруднику;
- Описание — поле типа HTML/текст для пояснений к документу;
- Файл — документ в формате docx — обязательное множественное поле типа Файл(Диск);
- Статус — статус согласования документа — поле типа Список со значениями На согласовании/На доработке/Согласован/Отклонен. Поле будет меняться автоматически в ходе процесса, поэтому убираем возможность его редактирования вручную (убираем галочки показывать в форме добавления и редактирования).
Создание БП со статусами
Поля созданы, вернемся к нашему списку (нажмите к списку справа вверху) и настроим Бизнес-процесс согласования. В списке Действия —> Настроить бизнес-процессы.
Создадим бизнес-процесс со статусами.
Введем наименование процесса и укажем, что запускается он при создании элемента.
Создадим нужные статусы.
Создание переменной
При работе с процессом нам понадобится переменная Комментарии типа строка. Для ее создания нажмите сверху Параметры
и перейдите во вкладку Переменные, справа сверху нажмите Добавить переменную.
Введите название переменной и сохраните.
Статус "На согласовании"
Дизайнер бизнес-процессов. Так будет выглядеть процесс в статусе “На согласовании”.
Для того, чтобы начать создание процесса, зайдите в статус “На согласовании”. Нажмите Добавить —> Обработчик входа в данный статус.
И попадете в пустой процесс:
Далее идем по действиям.
Статус "На согласовании"
Изменим статус документа На согласовании с помощью действия Изменение документа.
- Заголовок — Статус “На согласовании”;
- Поле Статус — Значение “На согласовании”;
Статус
Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет
- Заголовок — Статус;
- Текст — Изменен “На согласовании”. Можно подставить значение поля вместо текста.
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Обнуление переменных
С помощью действия Изменение переменных обнулим переменную Комментарии.
Уведомление согласующих
Отправим уведомление согласующим о необходимости согласовать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.
- Заголовок — Уведомление согласующих;
- Отправитель уведомления — выбираем поле {{Кем создан}};
- Получатель уведомления — выбираем поле {{Согласующие}};
- Текст уведомления для сайта — пишем что предстоит согласовать или утвердить, при необходимости добавляем характеристики документа;
- Тип уведомления — Персонализированное.
Текст уведомления:
{{Кем создан > friendly}} отправил документ “{{Название}}” на согласование.
{{Файл (имя)}}
[url=/company/personal/bizproc/ {=Workflow:ID}/] Ссылка на страницу просмотра документа[/url]
- {{Кем создан > friendly}} — вставка поля документа Кем создан. Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов.
- {{Файл (имя)}} — вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.
- {=Workflow:ID} — ID текущего бизнес-процесса. Текст ссылки можно написать любой.
Согласование документа
Отправим документ на согласование. Возьмем действие Утверждение документа.
- Заголовок — Согласование документа;
- Утверждают сотрудники — выбираем поле Согласующие;
- Тип утверждения — Все сотрудники (т.е. пока каждый из согласующих не подтвердит документ, он не перейдет в статус Согласован);
- Название задания — Согласовать {{Название}};
- Описание задания — текст приведу ниже;
- Устанавливать текст статуса — Да;
- Текст статуса — установлен по умолчанию, можно изменить по желанию;
- Текст кнопки подтверждения в задании — Согласован;
- Текст кнопки отказа в задании — Не согласован;
- Показывать поле ввода комментария — Да;
- Обязательность комментария — Нет;
- Метка для поля комментария — по умолчанию;
- Период утверждения — по умолчанию неограниченный период, но можно задать срок, по истечению которого процесс пойдет дальше;
- Ограничить доступ — Нет;
- Тип делегирования — Всем сотрудникам.
Описание задания:
{{Кем создан > friendly}} отправил документ “{{Название}}” на согласование.
{{Файл (имя)}}
Если хотите вернуть документ на доработку, то напишите комментарий и нажмите “Не согласован”.
- {{Кем создан > friendly}} — вставка поля документа Кем создан. Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов;
- {{Файл (имя)}} — вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.
Согласование документа Да
Установить статус "Согласован"
Возьмем действие Установить статус.
- Заголовок — Установить статус “Согласован”;
- Перевести в статус — Согласован;
- Прервать выполнение текущего статуса — устанавливаем галочку.
Согласование документа Нет
Обновление переменных
С помощью действия Изменение переменных обновим переменную Комментарии. Установим ей значение комментария последнего голосовавшего из действия Согласование документа.
Для вставки значения нажмите на кнопку с точками справа. Выберите Дополнительные результаты —> На согласовании —> Согласование документа —> Комментарий последнего голосовавшего.
Комментарии есть?
Возьмем действие Условие.
Да:
- Тип условия — значение переменной;
- Свойство или переменная — Комментарии;
- Условие — заполнено.
Нет:
- Тип условия — истина.
Разветвление
Под условием Да
- Заголовок — Разветвление;
- Текст — Комментарии есть;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку;
Под условием Нет
- Заголовок — Разветвление;
- Текст — Комментариев нет;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Установить статус
Возьмем действие Установить статус.
Под условием Да
- Заголовок — Установить статус “На доработке”;
- Перевести в статус — На доработке;
- Прервать выполнение текущего статуса — устанавливаем галочку.
Под условием Нет
- Заголовок — Установить статус “Отклонен”;
- Перевести в статус — Отклонен;
- Прервать выполнение текущего статуса — устанавливаем галочку.
Статус "На доработке"
Статус "На доработке"
Изменим статус документа На доработке с помощью действия Изменение документа.
- Заголовок — Статус “На доработке”;
- Поле Статус — Значение “На доработке”;
Статус
Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет.
- Заголовок — Статус;
- Текст — Изменен “На доработке”. Можно подставить значение поля вместо текста.
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Уведомление инициатора
Отправим уведомление инициатору о необходимости доработать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.
- Заголовок — Уведомление инициатора;
- Отправитель уведомления — выбираем в дополнительных результатах последнего голосовавшего в статусе “На согласовании”;
- Получатель уведомления — выбираем поле {{Кем создан}};
- Текст уведомления для сайта — текст ниже.
- Тип уведомления — Персонализированное.
Текст уведомления:
{=A78174_24524_41554_36312: LastApprover > friendly} отправил документ {{Название}} на доработку: {=A78174_24524_41554_36312: LastApproverComment}
{{Файл (имя)}}
[url=/company/personal/bizproc/ {=Workflow:ID}/] Ссылка на страницу просмотра документа[/url]
- {=A78174_24524_41554_36312: LastApprover > friendly} — вставка значения последнего голосовавшего в статусе “На согласовании”. Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов.
- {=A78174_24524_41554_36312: LastApproverComment} — вставка значения комментария последнего голосовавшего в статусе “На согласовании”;
- {{Файл (имя)}} — вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.
- {=Workflow:ID} — ID текущего бизнес-процесса. В ссылке не забудьте указать адрес своего портала. Текст ссылки можно написать любой.
Запрос на доработку
Отправим документ на доработку инициатору. Возьмем действие Запрос дополнительной информации (с отклонением).
- Заголовок — Запрос на доработку;
- Заполняют сотрудники — выбираем поле {{Кем создан}};
- Название задания — Документ {{Название}} отправлен на доработку;
- Описание задания — текст приведу ниже.
- Текст кнопки в задании — Отправить на согласование;
- Показывать поле ввода комментария — Да;
- Обязательность комментария — Нет;
- Метка для поля комментария — по умолчанию;
- Устанавливать текст статуса — Да;
- Текст статуса — Ожидание доработки документа;
- Период ожидания информации — по умолчанию неограниченный период, но можно задать срок, по истечению которого процесс пойдет дальше;
- Ограничить доступ — Нет;
- Тип делегирования — Всем сотрудникам;
- Тип отклонения — Любой сотрудник;
- Текст кнопки отклонения в задании — Отклонить документ;
- Сохранять значения в случае отказа — Нет.
Внизу добавим необязательно поле Новая версия файла типа Файл(Диск).
- Заголовок — Новая версия файла;
- Код поля — newfile;
- Тип файла — Файл(Диск);
- Обязательное — устанавливаем галочку;
- Множественное — на ваше усмотрение, позволяет добавлять несколько файлов.
Описание задания:
{=A78174_24524_41554_36312: LastApprover > friendly} отправил документ {{Название}} на доработку: {=A78174_24524_41554_36312: LastApproverComment}
{{Файл (имя)}}
Обновите документ с учетом комментариев и отправьте на согласование, либо отклоните документ. Обязательно напишите, что исправили.
- {=A78174_24524_41554_36312: LastApprover > friendly} — вставка значения последнего голосовавшего в статусе “На согласовании”. Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов.
- {=A78174_24524_41554_36312: LastApproverComment} — вставка значения комментария последнего голосовавшего в статусе “На согласовании”
- {{Файл (имя)}} — вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.
Если документ по запросу доработан
Разветвление
Логируем результат доработки действием Запись в отчет.
- Заголовок — Разветвление;
- Текст — Документ заново отправлен на согласование;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Файл приложен?
Возьмем действие Условие.
Да:
- Тип условия — значение переменной;
- Свойство или переменная — Новая версия файла;
- Условие — заполнено.
Нет:
- Тип условия — истина.
Разветвление
Логируем результат условия действием Запись в отчет.
Под условием Да
- Заголовок — Разветвление;
- Текст — Файл приложен;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Под условием Нет
- Заголовок — Разветвление;
- Текст — Нового файла нет;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Добавление файла
Если файл приложен, то обновим его в документе, для этого возьмем действие Изменение документа.
- Заголовок — Добавление файла
- Поле Файл, значение переменная Новая версия файла, {=Variable:newfile}
Установить статус
Возьмем действие Установить статус.
- Заголовок — Установить статус “На согласовании”;
- Перевести в статус — На согласовании;
- Прервать выполнение текущего статуса — устанавливаем галочку.
Если документ отклонен
Разветвление
Логируем результат доработки действием Запись в отчет.
- Заголовок — Разветвление;
- Текст — Документ отклонен;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Установить статус
Возьмем действие Установить статус.
- Заголовок — Установить статус “Отклонен”;
- Перевести в статус — Отклонен;
- Прервать выполнение текущего статуса — устанавливаем галочку.
Статус "Согласован"
Статус "Согласован"
Изменим статус документа “Согласован” с помощью действия Изменение документа.
- Заголовок – Статус “Согласован”;
- Поле Статус, значение Согласован.
Статус
Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет.
- Заголовок — Статус;
- Текст — Изменен “Согласован”. Можно подставить значение поля вместо текста;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Уведомление инициатора
Отправим уведомление инициатору о необходимости доработать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.
- Заголовок — Уведомление инициатора;
- Отправитель уведомления — выбираем поле документа {{Кем изменен}};
- Получатель уведомления — выбираем поле {{Кем создан}};
- Текст уведомления для сайта — Документ; {{Название}} согласован. {{Файл (имя)}}.
- Тип уведомления — Персонализированное.
Статус "Отклонен"
Статус "Отклонен"
Изменим статус документа “Отклонен” с помощью действия Изменение документа.
- Заголовок — Статус “Отклонен”
- Поле Статус, значение Отклонен
Статус
Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет.
- Заголовок — Статус;
- Текст — Изменен “Отклонен”. Можно подставить значение поля вместо текста;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Уведомление инициатора
Отправим уведомление инициатору о необходимости доработать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.
- Заголовок — Уведомление инициатора;
- Отправитель уведомления — выбираем поле документа {{Кем изменен}};
- Получатель уведомления — выбираем поле {{Кем создан}};
- Текст уведомления для сайта — Документ; {{Название}} отклонен. {{Файл (имя)}}.
- Тип уведомления — Персонализированное.
Сохраняем и наш процесс готов!
Как импортировать шаблон бизнес-процесса
В списке нажмите Действия —> Настроить бизнес-процессы.
Создайте процесс со статусами, укажите название, параметры запуска и сохраните. В пустом процессе нажмите Импорт и выберите файл.
Читайте также
Это всё прекрасно работает, до момента, когда при отклонении тоже нужен комментарий. Делать комментарий для отправки на уточнение и комментарий, если не согласовано – ну такое. В общем, всё как обычно в битриксе – простые моменты, которые бизнес-логикой ожидаются как само-собой разумеющееся, у них не реализуются годами и работайте так, как мы придумали. Надо кастомку пилить.
Спасибо за ваш труд , доступно и понятно!!!
Alex, благодарю!
Спасибо, очень подробно. При запуске БП ошибка: “Обязательное свойство “Статус” не заполнено.” с чем может быть связано?
Елена, здравствуйте! Вы сделали поле “Статус” обязательным, зайдите в настройки поля и уберите эту галочку. Когда вы запускаете процесс статус еще не установлен, это происходит непосредственно в самом процессе, поэтому возникает ошибка.
не полно, несколько моментов опущены и приходится много времени терять
Александр, я старалась подробно описать процесс, возможно какие-то моменты я опустила в силу того, что для меня они очевидны. Напишите конкретнее и я дополню статью.