0 0,00 

Есть вопрос? Звоните!

+7 923 192-46-05

Бизнес-процесс согласования документов в Живой ленте Битрикс24

19.08.2021
6

БП согласования документов

1500,00 
У вас должен быть тариф с бизнес-процессами. Товар надлежащего качества обмену и возврату не подлежит.

В данной статье рассмотрим создание простого бизнес-процесса со статусами в Живой ленте Битрикс 24.

Исходные данные:

  • Параллельный процесс согласования
  • Добавление до 5 согласующих из оргструктуры
  • Параметры запроса: Название, Описание, файл

Согласующий имеет варианты:

  • Согласовать
  • Отклонить с доработкой или без
  • Делегировать

Документ считается согласованным, когда его утвердят все согласующие.

Содержание

Создание процесса

Создадим Бизнес-процесс. Для этого в левом меню нажмем Автоматизация —>  Бизнес-процессы —> Процессы в ленте —> Создать новый. Вводим название процесса, подписи, права доступа и сохраняем. Отметим процесс галочкой Показать в новостях, чтобы процесс можно было запустить из Живой ленты.

Показать в новостях

Настройка полей

Далее нам нужно настроить поля процесса, заходим в процесс, в правом верхнем углу нажимаем Действия —> Настроить поля.

Настроить поля

Добавим поля:

  • Название — наименование документа, поле по умолчанию, не меняем его;
  • Согласующие — лица, которые должны согласовать документ — обязательное множественное поле типа Привязка к сотруднику;
  • Описание — поле типа HTML/текст для пояснений к документу;
  • Файл — документ в формате docx — обязательное множественное поле типа Файл(Диск);
  • Статус — статус согласования документа — поле типа Список со значениями На согласовании/На доработке/Согласован/Отклонен. Поле будет меняться автоматически в ходе процесса, поэтому убираем возможность его редактирования вручную (убираем галочки показывать в форме добавления и редактирования).
Статус
Поля

Создание БП со статусами

Поля созданы, вернемся к нашему списку (нажмите к списку справа вверху) и настроим Бизнес-процесс согласования. В списке Действия —> Настроить бизнес-процессы.

Настроить БП

Создадим бизнес-процесс со статусами.

БП со статусами

Введем наименование процесса и укажем, что запускается он при создании элемента.

Параметры БП

Создадим нужные статусы.

Статусы

Создание переменной

При работе с процессом нам понадобится переменная Комментарии типа строка. Для ее создания нажмите сверху Параметры

Создание переменной

и перейдите во вкладку Переменные, справа сверху нажмите Добавить переменную.

Переменная

Введите название переменной и сохраните.

Статус "На согласовании"

Дизайнер бизнес-процессов. Так будет выглядеть процесс в статусе “На согласовании”.

Статус на согласовании

Для того, чтобы начать создание процесса, зайдите в статус “На согласовании”. Нажмите Добавить —> Обработчик входа в данный статус.

Обработка входа в статус

И попадете в пустой процесс:

Пустой БП

Далее идем по действиям.

Статус "На согласовании"

Изменим статус документа На согласовании с помощью действия Изменение документа.

  • Заголовок — Статус “На согласовании”;
  • Поле Статус — Значение “На согласовании”;
Изменение статуса
Статус

Статус

Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет

  • Заголовок — Статус;
  • Текст — Изменен “На согласовании”. Можно подставить значение поля вместо текста.
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
  •  

Обнуление переменных

С помощью действия Изменение переменных обнулим переменную Комментарии.

Обнуление переменной
Уведомление

Уведомление согласующих

Отправим уведомление согласующим о необходимости согласовать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.

  • Заголовок — Уведомление согласующих;
  • Отправитель уведомления — выбираем поле {{Кем создан}};
  • Получатель уведомления — выбираем поле {{Согласующие}};
  • Текст уведомления для сайта — пишем что предстоит согласовать или утвердить, при необходимости добавляем характеристики документа;
  • Тип уведомления — Персонализированное.

Текст уведомления:

{{Кем создан > friendly}} отправил документ “{{Название}}” на согласование.

{{Файл (имя)}}

[url=/company/personal/bizproc/ {=Workflow:ID}/] Ссылка на страницу просмотра документа[/url]

 
  • {{Кем создан > friendly}} — вставка поля документа Кем создан. Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов.
  • {{Файл (имя)}} — вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.
  • {=Workflow:ID} — ID текущего бизнес-процесса. Текст ссылки можно написать любой.

Согласование документа

Отправим документ на согласование. Возьмем действие Утверждение документа.

  • Заголовок — Согласование документа;
  • Утверждают сотрудники — выбираем поле Согласующие;
  • Тип утверждения — Все сотрудники (т.е. пока каждый из согласующих не подтвердит документ, он не перейдет в статус Согласован);
  • Название задания — Согласовать {{Название}};
  • Описание задания — текст приведу ниже;
  • Устанавливать текст статуса — Да;
  • Текст статуса — установлен по умолчанию, можно изменить по желанию;
  • Текст кнопки подтверждения в задании — Согласован;
  • Текст кнопки отказа в задании — Не согласован;
  • Показывать поле ввода комментария — Да;
  • Обязательность комментария — Нет;
  • Метка для поля комментария — по умолчанию;
  • Период утверждения — по умолчанию неограниченный период, но можно задать срок, по истечению которого процесс пойдет дальше;
  • Ограничить доступ — Нет;
  • Тип делегирования — Всем сотрудникам.
Утверждение

Описание задания:

{{Кем создан > friendly}} отправил документ “{{Название}}” на согласование.

{{Файл (имя)}}

Если хотите вернуть документ на доработку, то напишите комментарий и нажмите “Не согласован”.

  • {{Кем создан > friendly}} — вставка поля документа Кем создан. Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов;
  • {{Файл (имя)}} — вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.
Утверждение

Согласование документа Да

Установить статус согласован
Установить статус "Согласован"

Возьмем действие Установить статус.

  • Заголовок — Установить статус “Согласован”;
  • Перевести в статус — Согласован;
  • Прервать выполнение текущего статуса — устанавливаем галочку.

Согласование документа Нет

Обновление переменных

С помощью действия Изменение переменных обновим переменную Комментарии. Установим ей значение  комментария последнего голосовавшего из действия Согласование документа

Для вставки значения нажмите на кнопку с точками справа. Выберите Дополнительные результаты —> На согласовании —> Согласование документа —> Комментарий последнего голосовавшего.

Обновление переменных
Вставка комментария
Условие
Комментарии есть?

Возьмем действие Условие.

 

Да:

  • Тип условия — значение переменной;
  • Свойство или переменная — Комментарии;
  • Условие — заполнено.

Нет:

  • Тип условия — истина.
Разветвление
Логируем результат условия действием Запись в отчет.
 

Под условием Да

  • Заголовок — Разветвление; 
  • Текст — Комментарии есть;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку;

Под условием Нет

  • Заголовок — Разветвление;
  • Текст — Комментариев нет;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Разветвление
Статус на доработке
Установить статус

Возьмем действие Установить статус.

 

Под условием Да

  • Заголовок — Установить статус “На доработке”;
  • Перевести в статус — На доработке;
  • Прервать выполнение текущего статуса — устанавливаем галочку.

Под условием Нет 

  • Заголовок — Установить статус “Отклонен”;
  • Перевести в статус — Отклонен;
  • Прервать выполнение текущего статуса — устанавливаем галочку.

Статус "На доработке"

Статус на доработке
Статус "На доработке"

Изменим статус документа На доработке с помощью действия Изменение документа.

  • Заголовок — Статус “На доработке”;
  • Поле Статус — Значение “На доработке”;
Статус на доработке
Статус
Статус

Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет.

  • Заголовок — Статус;
  • Текст — Изменен “На доработке”. Можно подставить значение поля вместо текста.
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Уведомление инициатора

Отправим уведомление инициатору о необходимости доработать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.

  • Заголовок — Уведомление инициатора;
  • Отправитель уведомления — выбираем в дополнительных результатах последнего голосовавшего в статусе “На согласовании”;
  • Получатель уведомления — выбираем поле {{Кем создан}};
  • Текст уведомления для сайта — текст ниже.
  • Тип уведомления — Персонализированное.
Уведомление

Текст уведомления:

{=A78174_24524_41554_36312: LastApprover > friendly} отправил документ {{Название}} на доработку: {=A78174_24524_41554_36312: LastApproverComment}

{{Файл (имя)}}

[url=/company/personal/bizproc/ {=Workflow:ID}/] Ссылка на страницу просмотра документа[/url]

  • {=A78174_24524_41554_36312: LastApprover > friendly} — вставка значения последнего голосовавшего в статусе “На согласовании”. Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов.
  • {=A78174_24524_41554_36312: LastApproverComment} — вставка значения комментария последнего голосовавшего в статусе “На согласовании”;
  • {{Файл (имя)}} — вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.
  • {=Workflow:ID} — ID текущего бизнес-процесса. В ссылке не забудьте указать адрес своего портала. Текст ссылки можно написать любой.
Утверждение
Запрос на доработку

Отправим документ на доработку инициатору. Возьмем действие Запрос дополнительной информации (с отклонением).

  • Заголовок — Запрос на доработку;
  • Заполняют сотрудники — выбираем поле {{Кем создан}};
  • Название задания — Документ {{Название}} отправлен на доработку;
  • Описание задания — текст приведу ниже.
  • Текст кнопки в задании — Отправить на согласование;
  • Показывать поле ввода комментария — Да;
  • Обязательность комментария — Нет;
  • Метка для поля комментария — по умолчанию;
  • Устанавливать текст статуса — Да;
  • Текст статуса — Ожидание доработки документа;
  • Период ожидания информации — по умолчанию неограниченный период, но можно задать срок, по истечению которого процесс пойдет дальше;
  • Ограничить доступ — Нет;
  • Тип делегирования — Всем сотрудникам;
  • Тип отклонения — Любой сотрудник;
  • Текст кнопки отклонения в задании — Отклонить документ;
  • Сохранять значения в случае отказа — Нет.

Внизу добавим необязательно поле Новая версия файла типа Файл(Диск).

  • Заголовок — Новая версия файла;
  • Код поля — newfile;
  • Тип файла — Файл(Диск);
  • Обязательное — устанавливаем галочку;
  • Множественное — на ваше усмотрение, позволяет добавлять несколько файлов.

Описание задания:

{=A78174_24524_41554_36312: LastApprover > friendly} отправил документ {{Название}} на доработку: {=A78174_24524_41554_36312: LastApproverComment}

 

{{Файл (имя)}}

 

Обновите документ с учетом комментариев и отправьте на согласование, либо отклоните документ. Обязательно напишите, что исправили.

  • {=A78174_24524_41554_36312: LastApprover > friendly} — вставка значения последнего голосовавшего в статусе “На согласовании”. Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов.
  • {=A78174_24524_41554_36312: LastApproverComment} — вставка значения комментария последнего голосовавшего в статусе “На согласовании”
  • {{Файл (имя)}} — вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.

Если документ по запросу доработан

Разветвление

Логируем результат доработки действием Запись в отчет.

  • Заголовок — Разветвление;
  • Текст — Документ заново отправлен на согласование;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Разветвление
Файл приложен
Файл приложен?

Возьмем действие Условие.

 

Да:

  • Тип условия — значение переменной;
  • Свойство или переменная — Новая версия файла;
  • Условие — заполнено.

Нет:

  • Тип условия — истина.
Разветвление

Логируем результат условия действием Запись в отчет.

 

Под условием Да

  • Заголовок — Разветвление; 
  • Текст — Файл приложен;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.

Под условием Нет

  • Заголовок — Разветвление;
  • Текст — Нового файла нет;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Файл приложен
Добавление файла
Добавление файла

Если файл приложен, то обновим его в документе, для этого возьмем действие Изменение документа.

  • Заголовок — Добавление файла
  • Поле Файл, значение переменная Новая версия файла, {=Variable:newfile}
Установить статус

Возьмем действие Установить статус.

  • Заголовок — Установить статус “На согласовании”;
  • Перевести в статус — На согласовании;
  • Прервать выполнение текущего статуса — устанавливаем галочку.
Статус

Если документ отклонен

Документ отклонен
Разветвление

Логируем результат доработки действием Запись в отчет.

  • Заголовок — Разветвление;
  • Текст — Документ отклонен;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Установить статус

Возьмем действие Установить статус.

  • Заголовок — Установить статус “Отклонен”;
  • Перевести в статус — Отклонен;
  • Прервать выполнение текущего статуса — устанавливаем галочку.
Статус отклонен

Статус "Согласован"

Статус согласован

Статус "Согласован"

Изменим статус документа “Согласован” с помощью действия Изменение документа.

 

  • Заголовок – Статус “Согласован”;
  • Поле Статус, значение Согласован.
Изменение статуса
Лог

Статус

Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет.

  • Заголовок — Статус;
  • Текст — Изменен “Согласован”. Можно подставить значение поля вместо текста;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.

Уведомление инициатора

Отправим уведомление инициатору о необходимости доработать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.

  • Заголовок — Уведомление инициатора;
  • Отправитель уведомления — выбираем поле документа {{Кем изменен}};
  • Получатель уведомления — выбираем поле {{Кем создан}};
  • Текст уведомления для сайта — Документ; {{Название}} согласован. {{Файл (имя)}}.
  • Тип уведомления — Персонализированное.
Уведомление

Статус "Отклонен"

Статус отклонен

Статус "Отклонен"

Изменим статус документа “Отклонен” с помощью действия Изменение документа.

 

  • Заголовок — Статус “Отклонен”
  • Поле Статус, значение Отклонен
Изменение
Статус

Статус

Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет.

  • Заголовок — Статус;
  • Текст — Изменен “Отклонен”. Можно подставить значение поля вместо текста;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.

Уведомление инициатора

Отправим уведомление инициатору о необходимости доработать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.

  • Заголовок — Уведомление инициатора;
  • Отправитель уведомления — выбираем поле документа {{Кем изменен}};
  • Получатель уведомления — выбираем поле {{Кем создан}};
  • Текст уведомления для сайта — Документ; {{Название}} отклонен. {{Файл (имя)}}.
  • Тип уведомления — Персонализированное.
Уведомление

Сохраняем и наш процесс готов!

Как импортировать шаблон бизнес-процесса

В списке нажмите Действия —> Настроить бизнес-процессы.

Настроить БП

Создайте процесс со статусами, укажите название, параметры запуска и сохраните. В пустом процессе нажмите Импорт и выберите файл.

Читайте также

4.7 7 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest
6 комментариев
Новые
Старые Популярные
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Alex

Спасибо за ваш труд , доступно и понятно!!!

Елена

Спасибо, очень подробно. При запуске БП ошибка: “Обязательное свойство “Статус” не заполнено.” с чем может быть связано?

Александр

не полно, несколько моментов опущены и приходится много времени терять

error: Контент защищен
6
0
Оставьте комментарий! Напишите, что думаете по поводу статьи.x
0
    0
    Корзина
    Корзина пустаВернуться в магазин