0
Рассмотрим как автоматизировать создание типового договора и его отправку клиенту на определённой стадии сделки.
Содержание
Реквизиты ваших компаний
Если юридических лиц несколько, то надо добавить все компании и указать реквизиты.
CRM —> Настройки —> Мои Реквизиты —> Добавить.
Укажите все реквизиты, в том числе банковские, они будут отображаться в договоре. Не забудьте почту, номер телефона, сайт, а также подпись директора и печать организации (если хотите, чтобы они подставлялись в договор).
Когда все компании добавлены, выберите основную, именно она будет в реквизитах при ручном формировании документов. Для этого нажмите на меню-бургер слева от компании и нажмите Сделать основной.
Можно переходить к следующему этапу.
Поля в сделке
В сделке необходимо создать поля, которые нужны для договора.
Например:
- Наше ЮЛ (юридическое лицо) — поле типа список, обязательное со стадии Подготовка документов;
- Условия оплаты (Предоплата/Пост оплата) — поле типа список, обязательное со стадии Подготовка документов;
- Предоплата, % — поле типа число, обязательное со стадии Подготовка документов;
- Срок оказания услуг (кол-во раб. дней) — поле типа число, обязательное со стадии Подготовка документов;
Их можно создать как в самой сделке, так и в настройках.
CRM —> Настройки —> Настройки CRM —> Настройки форм и отчетов —> Пользовательские поля —> Сделка —> Список полей —> Добавить поле.
Шаблон договора
Для создания шаблона берем ваш типовой договор в формате docx. Я возьму документ с шапкой, парой пунктов и реквизитами. Будет два варианта: с предоплатой и без. В шаблон нужно вставить переменные, которые будут заполняться автоматически. Для их просмотра зайдите в любую Сделку, нажмите Документ —> Добавить новый шаблон.
Далее в списке шаблонов нажмите шестеренку сверху справа, Список полей.
Найдите с помощью поиска нужные поля и вставьте их коды в шаблон.
Реквизиты вашей компании можно найти, применив соответствующие фильтры.
Все переменные подставляются в том формате, в котором внесены в документ (шрифт, размер шрифта, цвет).
Обратите внимание на модификаторы данных. Например, дата договора {DocumentCreateTime~ «j» F Y}, где
- «j» — день в два символа (01, 05, 25 и т.д.)
- F — месяц прописью (мая, июня и т.д.)
- Y — год в полном формате (2021, 2022 и т.д.)
Или директор компании {MyCompanyRequisiteRqDirector ~Format=#LAST_NAME# #NAME# #SECOND_NAME#, Case=0}, где
- #LAST_NAME# — фамилия;
- #NAME# — имя;
- #SECOND_NAME# — отчество;
- Case=0 — родительный падеж;
Т.е. ФИО можно поставить в другом порядке и в другом падеже.
Все модификаторы подробно расписаны в статье Битрикса.
Когда переменные подставлены, можно переходить к добавлению шаблона на портал. Зайдите в любую Сделку, нажмите Документ —> Добавить новый шаблон —> Загрузить.
Загрузите файл, внесите название шаблона, установите галочки активности и подписи с печатью (они добавляются в соответствующие поля в вашей компании).
Укажите сущность, в которой будет доступно формирование данного документа. В данном случае это Сделка в направлении Общее. А также выберите кому из сотрудников будет доступен шаблон. Выберите, настройте или создайте новый нумератор.
В нумераторе можно использовать Последовательный номер, Текущий день, Текущий месяц, Текущий год, Случайный номер, Префикс, ID, ID моей компании, ID клиента.
Если у вас уже велась нумерация договоров в какой-то другой системе, то можно начать нумерацию с определенной цифры.
Также можно установить шаг последовательного номера, его длину и заполнитель (если номер меньше указанной длины, то заполнитель добавляется слева до указанной длины).
Период работы нумератора — нумератор может работать в пределах дня/месяца/года/постоянно.
Нумератор может работать в пределах одной компании или всех.
Сохраните все настройки. Теперь договор можно сформировать вручную. В сделке нажмите Документ и выберите свой шаблон.
Не забудьте перед этим внести информацию в сделку, иначе данные для подстановки останутся пустыми.
Договор можно скачать в форматах pdf и doc, включить публичную ссылку (чтобы например отправить ее клиенту в месседжер или на почту), отредактировать данные в переменных, выбрать другое ваше юридическое лицо.
С помощью кнопок сверху документ можно распечатать, отправить на email (при этом письмо будет отражено в ленте сделки).
При открытии видна только первая страница, если их несколько, то прокрутите страницу до конца и нажмите Показать весь документ.
Обратите внимание, что Юридическое лицо подставилось то, что я указала по умолчанию в компаниях, а не то, что указано в сделке. Т.е. при формировании вручную он не учитывает поле в сделке. Но вы можете отредактировать компанию в самом документе или автоматизировать этот процесс.
К сформированному договору всегда можно вернуться. Он отображается
- в ленте Сделки
- в списке документов
Уже на этом этапе сформировать типовой договор можно в пару кликов, что значительно ускорит работу по сделкам.
Автоматическое создание договора и отправка
Настроим автоматическое формирование договора при переходе на стадию Подготовка документов. Для этого переходим в Роботы. Удаляем все ненужные уведомления, настроенные по умолчанию.
В стадии Подготовка документов нажимаем Редактировать в дизайнере Бизнес-процессов.
В параметрах шаблона укажите наименование стадии.
БП для выявления кодов значений поля Наше ЮЛ
Этот бизнес-процесс поможет формировать договор от указанного юридического лица.
Изменение документа: ООО Тест
Действие Изменение документа.
- Заголовок — Изменение документа: ООО Тест;
- Поле — Наше ЮЛ;
- Значение — ООО Тест
ООО Тест
Действие Запись в отчет.
- Заголовок — ООО Тест;
- Текст — [{{Наше ЮЛ > select}}]1; 1 — ID компании ООО Тест;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Изменение документа: ООО Тестовая компания
Действие Изменение документа.
- Заголовок — Изменение документа: ООО Тестовая компания;
- Поле — Наше ЮЛ;
- Значение — ООО Тестовая компания
ООО Тестовая компания
Действие Запись в отчет.
- Заголовок — ООО Тестовая компания;
- Текст — [{{Наше ЮЛ > select}}]3; 3 — ID компании ООО Тестовая компания;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Переводим тестовую сделку в стадию Подготовка документов и смотрим журнал.
Копируем коды полей и создаем переменную в бизнес-процессе на стадии Подготовка документов.
В варианты значений устанавливаем коды, которые мы получили с помощью параметра select. Сохраняем.
Удаляем все действия, они нам больше не нужны. И наконец автоматизируем формирование договора.
БП Подготовка документов
Изменение переменных: Наше ЮЛ
Действие Изменение переменных.
- Заголовок — Изменение переменных: Наше ЮЛ;
- Переменная — ID компаний;
- Значение — {{Наше ЮЛ}}
Наше ЮЛ
Действие Запись в отчет.
- Заголовок — Наше ЮЛ;
- Текст — [{=Variable:IDCompany}/ {=Variable:IDCompany > printable};
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Условия оплаты
Ветка Предоплата
Предоплата
- Заголовок — Предоплата;
- Тип условия — Поле документа;
- Поле документа — Условия оплаты;
- Условие — равно;
- Значение — Предоплата.
Разветвление
Действие Запись в отчет.
- Заголовок — Разветвление;
- Текст — Предоплата;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Создание Документа CRM: Предоплата
Действие Создание Документа CRM.
- Заголовок — Создание Документа CRM: Предоплата;
- Шаблон — Договор с предоплатой;
- Ожидать конвертации PDF файла — Да;
- С подписью и печатью — Да;
- Создать публичную ссылку — Да;
- Моя компания — {=Variable:IDCompany > printable}
Отправка договора клиенту
Действие Отправка сообщения на почту.
- Заголовок — Отправка договора клиенту;
- Отправитель сообщения — {{Ответственный}};
- Получатель сообщения — {{Компания: E-mail}};
- Тема сообщения — Договор об оказании услуг;
- Текст сообщения:
Добрый день! Направляю договор на подпись.
С уважением,
{{Ответственный: Фамилия}} {{Ответственный: Имя}}
тел.: {{Ответственный (Мобильный телефон)}}
- Тип сообщения — Текст;
- Кодировка — UTF-8;
- Способ отправки — Прямая отправка;
- Сайт шаблона сообщения — (другой);
- Тип вложений — Файлы;
- Вложения — {=A35848_21805_2435_84999:DocumentPdf};
Во вложение подставляем созданный ранее договор, сконвертированный в PDF из вставки значения.
Ветка Пост оплата
Пост оплата
- Заголовок — Пост оплата;
- Тип условия — Поле документа;
- Поле документа — Условия оплаты;
- Условие — равно;
- Значение — Пост оплата.
Разветвление
Действие Запись в отчет.
- Заголовок — Разветвление;
- Текст — Пост оплата;
- Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Создание Документа CRM: Предоплата
Действие Создание Документа CRM.
- Заголовок — Создание Документа CRM: Пост оплата;
- Шаблон — Договор без предоплаты;
- Ожидать конвертации PDF файла — Да;
- С подписью и печатью — Да;
- Создать публичную ссылку — Да;
- Моя компания — {=Variable:IDCompany > printable}
Отправка договора клиенту
Действие Отправка сообщения на почту.
- Заголовок — Отправка договора клиенту;
- Отправитель сообщения — {{Ответственный}};
- Получатель сообщения — {{Компания: E-mail}};
- Тема сообщения — Договор об оказании услуг;
- Текст сообщения:
Добрый день! Направляю договор на подпись.
С уважением,
{{Ответственный: Фамилия}} {{Ответственный: Имя}}
тел.: {{Ответственный (Мобильный телефон)}}
- Тип сообщения — Текст;
- Кодировка — UTF-8;
- Способ отправки — Прямая отправка;
- Сайт шаблона сообщения — (другой);
- Тип вложений — Файлы;
- Вложения — {=A38690_26797_92750_28766:DocumentPdf};
Во вложение подставляем созданный ранее договор, сконвертированный в PDF из вставки значения. Обратите внимание, что файлы в разных ветках отличаются, соответственно и их коды.
Сохраняем бизнес-процесс. Теперь при переходе на стадию Подготовка документов договор будет формироваться автоматически и отправляться сразу на почту клиенту.
Вы можете усложнить процесс, например, согласовывать договор перед отправкой клиенту.
Также важно отметить, что у ответственного должна быть настроена почта в Битрикс24, чтобы от него могли уходить письма, иначе этот шаг будет просто опущен. В коробке можно указывать общий ящик, с которого уходят все уведомления Битрикс24.
Шаблоны договоров и бизнес-процесс можно скачать в шапке статьи.
