0 0,00 

Есть вопрос? Звоните!

+7 923 192-46-05

Автоматическое создание договора

30.05.2022
Автосоздание договора

Рассмотрим как автоматизировать создание типового договора и его отправку клиенту на определённой стадии сделки.

Содержание

Реквизиты ваших компаний

Если юридических лиц несколько, то надо добавить все компании и указать реквизиты.

 

CRM —> Настройки —> Настройки CRM —> С чего начать  —> Реквизиты ваших компаний —> Добавить.

Реквизиты ваших компаний

Укажите все реквизиты, в том числе банковские, они будут отображаться в договоре. Не забудьте почту, номер телефона, сайт, а также подпись директора и печать организации (если хотите, чтобы они подставлялись в договор).

Реквизиты ООО Тест
Реквизиты ООО Тест
Реквизиты

Когда все компании добавлены, выберите основную, именно она будет в реквизитах при ручном формировании документов. Для этого нажмите на меню-бургер слева от компании и нажмите Сделать основной.

Можно переходить к следующему этапу.

Поля в сделке

В сделке необходимо создать поля, которые нужны для договора.

Например:

  • Наше ЮЛ (юридическое лицо) — поле типа список, обязательное со стадии Подготовка документов;
  • Условия оплаты (Предоплата/Пост оплата) — поле типа список, обязательное со стадии Подготовка документов;
  • Предоплата, % — поле типа число, обязательное со стадии Подготовка документов;
  • Срок оказания услуг (кол-во раб. дней) — поле типа число, обязательное со стадии Подготовка документов;

Их можно создать как в самой сделке, так и в настройках.

Создание поля
Создание поля
Создание поля

CRM —> Настройки —> Настройки CRM —> Настройки форм и отчетов —> Пользовательские поля —> Сделка —> Список полей —> Добавить поле.

Создание поля

Шаблон договора

Для создания шаблона берем ваш типовой договор в формате docx. Я возьму документ с шапкой, парой пунктов и реквизитами. Будет два варианта: с предоплатой и без. В шаблон нужно вставить переменные, которые будут заполняться автоматически. Для их просмотра зайдите в любую Сделку, нажмите Документ —> Добавить новый шаблон.

Добавить новый шаблон

Далее в списке шаблонов нажмите шестеренку сверху справа, Список полей.

Список полей

Найдите с помощью поиска нужные поля и вставьте их коды в шаблон.

Поля

Реквизиты вашей компании можно найти, применив соответствующие фильтры.

Реквизиты моей компании

Все переменные подставляются в том формате, в котором внесены в документ (шрифт, размер шрифта, цвет).

Шаблон договора шапка
Шаблон договора реквизиты

Обратите внимание на модификаторы данных. Например, дата договора {DocumentCreateTime~ «j» F Y}, где

  • «j» — день в два символа (01, 05, 25 и т.д.)
  • F — месяц прописью (мая, июня и т.д.)
  • Y — год в полном формате (2021, 2022 и т.д.)

Или директор компании {MyCompanyRequisiteRqDirector ~Format=#LAST_NAME# #NAME# #SECOND_NAME#, Case=0}, где

  • #LAST_NAME# — фамилия;
  • #NAME# — имя;
  • #SECOND_NAME# — отчество;
  • Case=0 — родительный падеж;

Т.е. ФИО можно поставить в другом порядке и в другом падеже.

 

Все модификаторы подробно расписаны в статье Битрикса.

Когда переменные подставлены, можно переходить к добавлению шаблона на портал. Зайдите в любую Сделку, нажмите Документ —> Добавить новый шаблон —> Загрузить.

Добавление шаблона

Загрузите файл, внесите название шаблона, установите галочки активности и подписи с печатью (они добавляются в соответствующие поля в вашей компании).

Укажите сущность, в которой будет доступно формирование данного документа. В данном случае это Сделка в направлении Общее. А также выберите кому из сотрудников будет доступен шаблон. Выберите, настройте или создайте новый нумератор.

Добавление шаблона

В нумераторе можно использовать Последовательный номер, Текущий день, Текущий месяц, Текущий год, Случайный номер, Префикс, ID, ID моей компании, ID клиента.

 

Если у вас уже велась нумерация договоров в какой-то другой системе, то можно начать нумерацию с определенной цифры.

 

Также можно установить шаг последовательного номера, его длину и заполнитель (если номер меньше указанной длины, то заполнитель добавляется слева до указанной длины).

 

Период работы нумератора — нумератор может работать в пределах дня/месяца/года/постоянно.

Нумератор может работать в пределах одной компании или всех.

Нумератор
Нумератор

Сохраните все настройки. Теперь договор можно сформировать вручную. В сделке нажмите Документ и выберите свой шаблон. 

Шаблоны в сделке

Не забудьте перед этим внести информацию в сделку, иначе данные для подстановки останутся пустыми.

Сделка

Договор можно скачать в форматах pdf и doc, включить публичную ссылку (чтобы например отправить ее клиенту в месседжер или на почту), отредактировать данные в переменных, выбрать другое ваше юридическое лицо.

 

С помощью кнопок сверху документ можно распечатать, отправить на email (при этом письмо будет отражено в ленте сделки).

Вручную сформированный шаблон
Вручную сформированный шаблон

При открытии видна только первая страница, если их несколько, то прокрутите страницу до конца и нажмите Показать весь документ.

 

Обратите внимание, что Юридическое лицо подставилось то, что я указала по умолчанию в компаниях, а не то, что указано в  сделке. Т.е. при формировании вручную он не учитывает поле в сделке. Но вы можете отредактировать компанию в самом документе или автоматизировать этот процесс.

 

К сформированному договору всегда можно вернуться. Он отображается

  • в ленте Сделки
Договор в ленте
  • в списке документов
Список документов
Список документов

Уже на этом этапе сформировать типовой договор можно в пару кликов, что значительно ускорит работу по сделкам.

Автоматическое создание договора и отправка

Настроим автоматическое формирование договора при переходе на стадию Подготовка документов. Для этого переходим в Роботы. Удаляем все ненужные уведомления, настроенные по умолчанию.

Роботы

В стадии Подготовка документов нажимаем Редактировать в дизайнере Бизнес-процессов.

Редактировать в дизайнере БП

В параметрах шаблона укажите наименование стадии.

Параметры шаблона

БП для выявления кодов значений поля Наше ЮЛ

Этот бизнес-процесс поможет формировать договор от указанного юридического лица.

БП select
Изменение документа: ООО Тест

Изменение документа: ООО Тест

Действие Изменение документа.

  • Заголовок — Изменение документа: ООО Тест;
  • Поле — Наше ЮЛ;
  • Значение — ООО Тест

ООО Тест

Действие Запись в отчет.

  • Заголовок — ООО Тест;
  • Текст — [{{Наше ЮЛ > select}}]1; 1 — ID компании ООО Тест;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Изменение документа: ООО Тестовая компания

Изменение документа: ООО Тестовая компания

Действие Изменение документа.

  • Заголовок — Изменение документа: ООО Тестовая компания;
  • Поле — Наше ЮЛ;
  • Значение — ООО Тестовая компания

ООО Тестовая компания

Действие Запись в отчет.

  • Заголовок — ООО Тестовая компания;
  • Текст — [{{Наше ЮЛ > select}}]3; 3 — ID компании ООО Тестовая компания;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
ООО Тестовая компания

Переводим тестовую сделку в стадию Подготовка документов и смотрим журнал.

Коды значений

Копируем коды полей и создаем переменную в бизнес-процессе на стадии Подготовка документов.

Создание переменной

В варианты значений устанавливаем коды, которые мы получили с помощью параметра select. Сохраняем.

Создание переменной

Удаляем все действия, они нам больше не нужны. И наконец автоматизируем формирование договора.

БП Подготовка документов

БП Подготовка документов
Изменение переменных

Изменение переменных: Наше ЮЛ

Действие Изменение переменных.

  • Заголовок — Изменение переменных: Наше ЮЛ;
  • Переменная — ID компаний;
  • Значение — {{Наше ЮЛ}}

Наше ЮЛ

Действие Запись в отчет.

  • Заголовок — Наше ЮЛ;
  • Текст — [{=Variable:IDCompany}/ {=Variable:IDCompany > printable};
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Наше ЮЛ

Условия оплаты

Условия оплаты
Ветка Предоплата
Предоплата
Предоплата
  • Заголовок — Предоплата;
  • Тип условия — Поле документа;
  • Поле документа — Условия оплаты;
  • Условие — равно;
  • Значение — Предоплата.
Разветвление

Действие Запись в отчет.

  • Заголовок — Разветвление;
  • Текст — Предоплата;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Разветвление Предоплата
Документ CRM Предоплата
Создание Документа CRM: Предоплата

Действие Создание Документа CRM.

  • Заголовок — Создание Документа CRM: Предоплата;
  • Шаблон — Договор с предоплатой;
  • Ожидать конвертации PDF файла — Да;
  • С подписью и печатью — Да;
  • Создать публичную ссылку — Да;
  • Моя компания — {=Variable:IDCompany > printable}
Отправка договора клиенту

Действие Отправка сообщения на почту.

  • Заголовок — Отправка договора клиенту;
  • Отправитель сообщения — {{Ответственный}};
  • Получатель сообщения — {{Компания: E-mail}};
  • Тема сообщения — Договор об оказании услуг;
  • Текст сообщения:
Отправка договора клиенту Предоплата

Добрый день! Направляю договор на подпись.

 

С уважением,
{{Ответственный: Фамилия}} {{Ответственный: Имя}}
тел.: {{Ответственный (Мобильный телефон)}}

  • Тип сообщения — Текст;
  • Кодировка — UTF-8;
  • Способ отправки — Прямая отправка;
  • Сайт шаблона сообщения — (другой);
  • Тип вложений — Файлы;
  • Вложения — {=A35848_21805_2435_84999:DocumentPdf};

Во вложение подставляем созданный ранее договор, сконвертированный в PDF из вставки значения.

Вставка значения
Вложения
Ветка Пост оплата
Пост оплата
Пост оплата
  • Заголовок — Пост оплата;
  • Тип условия — Поле документа;
  • Поле документа — Условия оплаты;
  • Условие — равно;
  • Значение — Пост оплата.
Разветвление

Действие Запись в отчет.

  • Заголовок — Разветвление;
  • Текст — Пост оплата;
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.
Разветвление Пост оплата
Документа CRM Пост оплата
Создание Документа CRM: Предоплата

Действие Создание Документа CRM.

  • Заголовок — Создание Документа CRM: Пост оплата;
  • Шаблон — Договор без предоплаты;
  • Ожидать конвертации PDF файла — Да;
  • С подписью и печатью — Да;
  • Создать публичную ссылку — Да;
  • Моя компания — {=Variable:IDCompany > printable}
Отправка договора клиенту

Действие Отправка сообщения на почту.

  • Заголовок — Отправка договора клиенту;
  • Отправитель сообщения — {{Ответственный}};
  • Получатель сообщения — {{Компания: E-mail}};
  • Тема сообщения — Договор об оказании услуг;
  • Текст сообщения:
Отправка договора клиенту Предоплата

Добрый день! Направляю договор на подпись.

 

С уважением,
{{Ответственный: Фамилия}} {{Ответственный: Имя}}
тел.: {{Ответственный (Мобильный телефон)}}

  • Тип сообщения — Текст;
  • Кодировка — UTF-8;
  • Способ отправки — Прямая отправка;
  • Сайт шаблона сообщения — (другой);
  • Тип вложений — Файлы;
  • Вложения — {=A38690_26797_92750_28766:DocumentPdf};

Во вложение подставляем созданный ранее договор, сконвертированный в PDF из вставки значения. Обратите внимание, что файлы в разных ветках отличаются, соответственно и их коды.

Сохраняем бизнес-процесс. Теперь при переходе на стадию Подготовка документов договор будет формироваться автоматически и отправляться сразу на почту клиенту.

Вы можете усложнить процесс, например, согласовывать договор перед отправкой клиенту.

Также важно отметить, что у ответственного должна быть настроена почта в Битрикс24, чтобы от него могли уходить письма, иначе этот шаг будет просто опущен. В коробке можно указывать общий ящик, с которого уходят все уведомления Битрикс24.

Шаблоны договоров и бизнес-процесс можно скачать в шапке статьи.

5 1 голос
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
error: Контент защищен
0
Оставьте комментарий! Напишите, что думаете по поводу статьи.x
0
    0
    Корзина
    Корзина пустаВернуться в магазин