Автоматическое создание договора с помощью шаблона документов

Рассмотрим как автоматизировать создание типового договора в Битрикс24 и его отправку клиенту на определённой стадии сделки.

Реквизиты ваших компаний

Если юридических лиц несколько, то надо добавить все компании и указать реквизиты.

CRM —> Настройки —> Мои Реквизиты —> Добавить.

Укажите все реквизиты, они будут отображаться в договоре. Не забудьте почту, номер телефона, сайт, а также подпись директора и печать организации.

Когда все компании добавлены, выберите основную, именно она будет в реквизитах при ручном формировании документов. Для этого нажмите на меню-бургер слева от компании и нажмите Сделать основной.

Можно переходить к следующему этапу.

Поля в сделке

В сделке необходимо создать поля, которые нужны для договора и сделать обязательными со стадии Подготовка документов.

Например:

Наше ЮЛ (юридическое лицо) — поле типа список;
Условия оплаты (Предоплата/Пост оплата) — поле типа список;
Предоплата, % — поле типа число;
Срок оказания услуг (кол-во раб. дней) — поле типа число;

Их можно создать как в самой карточке сделки, так и в разделе настроек.

CRM —> Настройки —> Настройки CRM —> Настройки форм и отчетов —> Пользовательские поля —> Сделка —> Список полей —> Добавить поле.

Шаблон договора

Для создания шаблона берем ваш типовой договор в формате docx. Я возьму документ с шапкой, парой пунктов и реквизитами. Будет два варианта: с предоплатой и без. В шаблон нужно вставить переменные, которые будут заполняться автоматически. Для их просмотра зайдите в любую Сделку, нажмите Документ —> Добавить новый шаблон.

Далее в списке шаблонов нажмите шестеренку сверху справа, Список полей.

Найдите с помощью поиска нужные поля и вставьте их коды в шаблон.

Реквизиты вашей компании можно найти, применив соответствующие фильтры.

Все переменные подставляются в том формате, в котором внесены (шрифт, размер шрифта, цвет).

Обратите внимание на модификаторы данных. Например, дата договора {DocumentCreateTime~ «j» F Y}, где

«j» — день в два символа (01, 05, 25 и т.д.)
F — месяц прописью (мая, июня и т.д.)
Y — год в полном формате (2021, 2022 и т.д.)

Или директор компании {MyCompanyRequisiteRqDirector ~Format=#LAST_NAME# #NAME# #SECOND_NAME#, Case=0}, где

#LAST_NAME# — фамилия;
#NAME# — имя;
#SECOND_NAME# — отчество;
Case=0 — родительный падеж;

Т.е. ФИО можно поставить в другом порядке и в другом падеже.

Все модификаторы подробно расписаны в статье.

Когда переменные подставлены, можно переходить к добавлению шаблона на портал. Зайдите в любую Сделку, нажмите Документ —> Добавить новый шаблон —> Загрузить.

Загрузите файл, внесите название шаблона, установите галочки активности и подписи с печатью (они добавляются в соответствующие поля в вашей компании).

Укажите сущность, в которой будет доступно формирование данного документа. В данном случае это Сделка в направлении Общее. А также выберите кому из сотрудников будет доступен шаблон. Выберите, настройте или создайте новый нумератор.

В нумераторе можно использовать Последовательный номер, Текущий день, Текущий месяц, Текущий год, Случайный номер, Префикс, ID, ID моей компании, ID клиента.

Если у вас уже велась нумерация договоров в какой-то другой системе, то можно начать нумерацию с определенной цифры.

Также можно установить шаг последовательного номера, его длину и заполнитель (если номер меньше указанной длины, то заполнитель добавляется слева до указанной длины).

Период работы нумератора — нумератор может работать в пределах дня/месяца/года/постоянно.

Нумератор может работать в пределах одной компании или всех.

Сохраните все настройки. Теперь договор можно сформировать вручную. В сделке нажмите Документ и выберите свой шаблон.

Не забудьте перед этим внести информацию в сделку, иначе данные для подстановки останутся пустыми.

Договор можно скачать в форматах pdf и doc, включить публичную ссылку (чтобы например отправить ее клиенту в месседжер или на почту), отредактировать данные в переменных, выбрать другое ваше юридическое лицо.

С помощью кнопок сверху документ можно распечатать, отправить на email (при этом письмо будет отражено в ленте сделки).

При открытии видна только первая страница, если их несколько, то прокрутите страницу до конца и нажмите Показать весь документ.

Обратите внимание, что Юридическое лицо подставилось то, что я указала по умолчанию в компаниях, а не то, что указано в сделке. Т.е. при формировании вручную он не учитывает поле в сделке. Но вы можете отредактировать компанию в самом документе или автоматизировать этот процесс.

К сформированному договору всегда можно вернуться. Он отображается

в ленте Сделки

в списке документов

Уже на этом этапе сформировать типовой договор можно в пару кликов, что значительно ускорит работу по сделкам.

Автоматическое создание договора и отправка

Настроим автоматическое формирование договора при переходе на стадию Подготовка документов. Для этого переходим в Роботы. Удаляем все ненужные уведомления, настроенные по умолчанию.

В стадии Подготовка документов нажимаем Редактировать в дизайнере Бизнес-процессов.

В параметрах шаблона укажите наименование стадии.

БП для выявления кодов значений поля Наше ЮЛ

Этот бизнес-процесс поможет формировать договор от указанного юридического лица.

Изменение документа: ООО Тест

Действие Изменение документа.

Заголовок — Изменение документа: ООО Тест;
Поле — Наше ЮЛ;
Значение — ООО Тест

ООО Тест

Действие Запись в отчет.

Заголовок — ООО Тест;
Текст — [{{Наше ЮЛ > select}}]1; 1 — ID компании ООО Тест;
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.

Изменение документа: ООО Тестовая компания

Действие Изменение документа.

Заголовок — Изменение документа: ООО Тестовая компания;
Поле — Наше ЮЛ;
Значение — ООО Тестовая компания

ООО Тестовая компания

Действие Запись в отчет.

Заголовок — ООО Тестовая компания;
Текст — [{{Наше ЮЛ > select}}]3; 3 — ID компании ООО Тестовая компания;
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.

Переводим тестовую сделку в стадию Подготовка документов и смотрим журнал.

Копируем коды полей и создаем переменную в бизнес-процессе на стадии Подготовка документов.

В варианты значений устанавливаем коды, которые мы получили с помощью параметра select. Сохраняем.

Удаляем все действия, они нам больше не нужны. И наконец автоматизируем формирование договора.

БП Подготовка документов

Изменение переменных: Наше ЮЛ

Действие Изменение переменных.

Заголовок — Изменение переменных: Наше ЮЛ;
Переменная — ID компаний;
Значение — {{Наше ЮЛ}}

Наше ЮЛ

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Наше ЮЛ;
Текст — [{=Variable:IDCompany}/ {=Variable:IDCompany > printable};
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.

Условия оплаты

Ветка Предоплата

Предоплата

Заголовок — Предоплата;
Тип условия — Поле документа;
Поле документа — Условия оплаты;
Условие — равно;
Значение — Предоплата.

Разветвление

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Разветвление;
Текст — Предоплата;
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.

Создание Документа CRM: Предоплата

Действие Создание Документа CRM.

Заголовок — Создание Документа CRM: Предоплата;
Шаблон — Договор с предоплатой;
Ожидать конвертации PDF файла — Да;
С подписью и печатью — Да;
Создать публичную ссылку — Да;
Моя компания — {=Variable:IDCompany > printable}

Отправка договора клиенту

Действие Отправка сообщения на почту.

Заголовок — Отправка договора клиенту;
Отправитель сообщения — {{Ответственный}};
Получатель сообщения — {{Компания: E-mail}};
Тема сообщения — Договор об оказании услуг;
Текст сообщения:

Добрый день! Направляю договор на подпись.

С уважением,
{{Ответственный: Фамилия}} {{Ответственный: Имя}}
тел.: {{Ответственный (Мобильный телефон)}}

Тип сообщения — Текст;
Кодировка — UTF-8;
Способ отправки — Прямая отправка;
Сайт шаблона сообщения — (другой);
Тип вложений — Файлы;
Вложения — {=A35848_21805_2435_84999:DocumentPdf};

Во вложение подставляем созданный ранее договор, сконвертированный в PDF из вставки значения.

Ветка Пост оплата

Пост оплата

Заголовок — Пост оплата;
Тип условия — Поле документа;
Поле документа — Условия оплаты;
Условие — равно;
Значение — Пост оплата.

Разветвление

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Разветвление;
Текст — Пост оплата;
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — устанавливаем галочку.

Создание Документа CRM: Предоплата

Действие Создание Документа CRM.

Заголовок — Создание Документа CRM: Пост оплата;
Шаблон — Договор без предоплаты;
Ожидать конвертации PDF файла — Да;
С подписью и печатью — Да;
Создать публичную ссылку — Да;
Моя компания — {=Variable:IDCompany > printable}

Отправка договора клиенту

Действие Отправка сообщения на почту.

Заголовок — Отправка договора клиенту;
Отправитель сообщения — {{Ответственный}};
Получатель сообщения — {{Компания: E-mail}};
Тема сообщения — Договор об оказании услуг;
Текст сообщения:

Добрый день! Направляю договор на подпись.

С уважением,
{{Ответственный: Фамилия}} {{Ответственный: Имя}}
тел.: {{Ответственный (Мобильный телефон)}}

Тип сообщения — Текст;
Кодировка — UTF-8;
Способ отправки — Прямая отправка;
Сайт шаблона сообщения — (другой);
Тип вложений — Файлы;
Вложения — {=A38690_26797_92750_28766:DocumentPdf};

Во вложение подставляем созданный ранее договор, сконвертированный в PDF из вставки значения. Обратите внимание, что файлы в разных ветках отличаются, соответственно и их коды.

Сохраняем бизнес-процесс. Теперь при переходе на нужную стадию договор будет формироваться автоматически и отправляться сразу на почту клиенту.

Вы можете усложнить процесс, например, согласовывать договор перед отправкой клиенту.

Также важно отметить, что у ответственного должна быть настроена почта в Битрикс24, чтобы от него могли уходить письма, иначе этот шаг будет просто опущен. В коробке можно указывать общий ящик, с которого уходят все уведомления Битрикс24.

Шаблоны договоров и бизнес-процесс можно скачать в шапке статьи.