Реестр входящих документов с уведомлением ответственного

Бизнес-процессы

Реестр входящих документов

2500,00 ₽

В корзину

У вас должен быть тариф с бизнес-процессами. Товар надлежащего качества обмену и возврату не подлежит.

Сегодня рассмотрим создание реестра входящих документов в Битрикс24.

Многие компании ведут его в бумажном журнале или в Excel.

В чем плюс ведения реестров в Битрикс?

Они всегда в одном месте;
Можно настроить права на просмотр и редактирование;
Записи доступны из карточки контрагента;
К реестру можно добавить выполнение бизнес-процесса.

В реестре входящих документов, помимо самого реестра можно организовать процесс уведомления ответственного по компании о получении документа. Создайте реестр, для этого:

В левом меню нажмите Бизнес-процессы —> Процессы в ленте новостей —> Создать новый.
Введите наименование (Реестр входящих документов) и сохраните.
Перейдите в только что созданный реестр

Создание полей

Добавим поля (конечно вы можете менять их на свое усмотрение).

В реестре нажмите Действия —> Настроить поля —> Добавить поле.

№ — номер документа в реестре, обязательное поле типа строка;
Дата поступления — обязательное поле типа Дата;
Название — наименование документа, поле по умолчанию, не меняем его;
Контрагент — компания, от которой пришел документ — обязательное поле типа Привязка к элементам CRM. Если компании нет в Битриксе, то ее нужно создать.
Тип документа — обязательное поле типа Список
- Договор
- Бухгалтерский документ
- Судебное
- Претензия
- Письмо
- Документы из гос.органов
- Кадровые
- Прочее
Дата документа — поле типа Дата;
Содержание документа — поле типа HTML/текст;
Ответственный — поле типа Привязка к сотруднику. Это поле заполнится автоматически из данных Компании.
Дата передачи ответственному — поле типа Дата;
Комментарий — поле типа HTML/текст;
Скан — поле типа Файл (Диск);
Дата изменения — поле типа Дата изменения;
Кем создан — поле типа Кем создан.

Бизнес-процесс уведомления ответственного о документе

Когда поля созданы, можно приступить к созданию бизнес-процесса уведомления ответственного. Вернитесь в реестр (нажмите к списку справа верху над полями).

В реестре Действия —> Настроить бизнес-процессы —> Создать последовательный бизнес-процесс. Введите наименование (Уведомление ответственного) и сохраните. Далее добавляйте действия.

Выбор данных CRM

Смотрим ответственного по контрагенту с помощью действия Выбор данных CRM.

Заголовок — Выбор данных crm;
ID сущности — вставляем поле {{Контрагент}};
Тип сущности — Компания;
Выберите поля —Ответственный (Пользователь);
Версия для печати — устанавливаем галочку;

Ответственный

Действие Изменение полей документа.

Поле — Ответственный;
Значение — вставка из Дополнительных результатов, Ответственный из действия Выбор данных CRM. {=A91832_43900_2512_3782: ASSIGNED_BY_ID_USER};

Уведомление ответственного

Действие Уведомление пользователя.

Заголовок — Уведомление ответственного;
Отправитель уведомления — {=Template:TargetUser} — пользователь, запустивший процесс;
Получатель уведомления — {{Ответственный}};
Текст уведомления для сайта — Вам поступил документ {{Тип документа}}.
Контрагент: {{Контрагент > printable}};
Дата документа: {{Дата документа}};
Содержимое документа: {{Содержание документа}}.
{=Template:TargetUser > friendly} является текущим держателем.
Перейдите в [url=/company/personal/bizproc/ {=Workflow:ID}/]задание[/url] и подтвердите получение документа.
Тип уведомления — Персонализированное уведомление (с аватаром);

Подтверждение получения

Действие Ознакомление с документом.

Заголовок — Подтверждение получения;
Ознакомить пользователей — {{Ответственный}};
Название задания — Подтвердите получение документа по контрагенту
Описание задания — Вам поступил документ {{Тип документа}}
Контрагент: {{Контрагент > printable}}
Дата документа: {{Дата документа}}
Содержимое документа: {{Содержание документа}}
{=Template:TargetUser > friendly} является текущим держателем, подтвердите получение.
Должны ознакомиться — Любой сотрудник;
Устанавливать текст статуса — Нет;
Текст кнопки в задании — Подтвердить;
Показывать поле ввода комментария — Нет;
Обязательность комментария — Нет;
Ограничить доступ — Нет;
Тип делегирования — Всем сотрудникам;

Дата передачи ответственному

Действие Изменение полей документа.

Поле — Дата передачи ответственному;
Значение — {=System:Now};

Поле — Ответственный;
Значение — {=A74527_32665_15644_15552:LastReviewer} — вставка из Дополнительных результатов, Последний ознакомившийся из действия Подтверждение получения;

Процесс готов, можно добавлять записи.

Добавление документа в реестр

Записи в реестр можно добавлять в самом реестре, а также из компании. При внесении документа в реестр необходимо заполнить обязательные поля, они отмечены звездочкой. Остальные поля в зависимости от типа документа.

Когда документ будет внесен, ответственному придет уведомление о документе и о подтверждении его получения.

Когда ответственный подтвердит получение, в документе проставится дата передачи ответственному и обновится ответственный на того сотрудника, который подтвердил получение. Это может быть не ответственный по компании, если задание было делегировано.