0 0,00 

Реестр входящих документов с уведомлением ответственного

20.04.2022

Сегодня рассмотрим создание реестра входящих документов.

Многие компании ведут его в бумажном журнале или в Excel.

В чем плюс ведения реестров в Битрикс?

  1. Они всегда в одном месте;
  2. Можно настроить права на просмотр и редактирование;
  3. Записи доступны из карточки контрагента;
  4. К реестру можно добавить выполнение бизнес-процесса.

Содержание

В реестре входящих документов, помимо самого реестра можно организовать процесс уведомления ответственного по компании о получении документа. Создайте реестр, для этого:

  1. В левом меню нажмите Бизнес-процессы —> Процессы в ленте новостей —> Создать новый.
  2. Введите наименование (Реестр входящих документов) и сохраните.
  3. Перейдите в только что созданный реестр
Реестр входящих документов

Создание полей

Добавим поля (конечно вы можете менять их на свое усмотрение).

В реестре нажмите Действия —> Настроить поля —> Добавить поле.

  • — номер документа в реестре, обязательное поле типа строка;
  • Дата поступления — обязательное поле типа Дата;
  • Название — наименование документа, поле по умолчанию, не меняем его;
  • Контрагент — компания, от которой пришел документ — обязательное поле типа Привязка к элементам CRM. Если компании нет в Битриксе, то ее нужно создать.
  • Тип документа — обязательное поле типа Список
    • Договор
    • Бухгалтерский документ
    • Судебное
    • Претензия
    • Письмо
    • Документы из гос.органов
    • Кадровые
    • Прочее
  • Дата документа — поле типа Дата;
  • Содержание документа —  поле типа HTML/текст;
  • Ответственный — поле типа Привязка к сотруднику. Это поле заполнится автоматически из данных Компании.
  • Дата передачи ответственному — поле типа Дата;
  • Комментарий —  поле типа HTML/текст;
  • Скан — поле типа Файл (Диск);
  • Дата изменения — поле типа Дата изменения;
  • Кем создан — поле типа Кем создан.
Поля реестра входящих документов

Бизнес-процесс уведомления ответственного о документе

Когда поля созданы, можно приступить к созданию бизнес-процесса уведомления ответственного. Вернитесь в реестр (нажмите к списку справа верху над полями).

В реестре Действия —> Настроить бизнес-процессы —> Создать последовательный бизнес-процесс. Введите наименование (Уведомление ответственного) и сохраните. Далее добавляйте действия.

Выбор данных CRM

Смотрим ответственного по контрагенту с помощью действия Выбор данных CRM.
 
  • Заголовок — Выбор данных crm; 
  • ID сущности — вставляем поле {{Контрагент}};
  • Тип сущности — Компания;
  • Выберите поля —Ответственный (Пользователь);
  • Версия для печати — устанавливаем галочку;
Выбор данных crm
Ответственный

Ответственный

Действие Изменение полей документа.

  • Поле — Ответственный;
  • Значение — вставка из Дополнительных результатов, Ответственный из действия Выбор данных CRM. {=A91832_43900_2512_3782:ASSIGNED_BY_ID_USER};

Уведомление ответственного

Действие Уведомление пользователя.
 
  • Заголовок — Уведомление ответственного; 
  • Отправитель уведомления — {=Template:TargetUser} — пользователь, запустивший процесс;
  • Получатель уведомления — {{Ответственный}};
  • Текст уведомления для сайта — Вам поступил документ {{Тип документа}}.
    Контрагент: {{Контрагент > printable}};
    Дата документа: {{Дата документа}};
    Содержимое документа: {{Содержание документа}}.
    {=Template:TargetUser > friendly} является текущим держателем.
    Перейдите в [url=/company/personal/bizproc/ {=Workflow:ID}/]задание[/url] и подтвердите получение документа.
  • Тип уведомления — Персонализированное уведомление (с аватаром);
Уведомление ответственного
Подтверждение получения

Подтверждение получения

Действие Ознакомление с документом.

  • Заголовок — Подтверждение получения;
  • Ознакомить пользователей — {{Ответственный}};
  • Название задания — Подтвердите получение документа по контрагенту
  • Описание задания — Вам поступил документ {{Тип документа}}
    Контрагент: {{Контрагент > printable}}
    Дата документа: {{Дата документа}}
    Содержимое документа: {{Содержание документа}}
    {=Template:TargetUser > friendly} является текущим держателем, подтвердите получение.
  • Должны ознакомиться — Любой сотрудник;
  • Устанавливать текст статуса — Нет;
  • Текст кнопки в задании — Подтвердить;
  • Показывать поле ввода комментария — Нет;
  • Обязательность комментария — Нет;
  • Ограничить доступ  — Нет;
  • Тип делегирования — Всем сотрудникам;

Дата передачи ответственному

Действие Изменение полей документа.

  • Поле — Дата передачи ответственному;
  • Значение — {=System:Now};
  • Поле — Ответственный;
  • Значение — {=A74527_32665_15644_15552:LastReviewer} — вставка из Дополнительных результатов, Последний ознакомившийся из действия Подтверждение получения;
Дата передачи и ответственный

Процесс готов, можно добавлять записи.

Добавление документа в реестр

Записи в реестр можно добавлять в самом реестре, а также из компании. При внесении документа в реестр необходимо заполнить обязательные поля, они отмечены звездочкой. Остальные поля в зависимости от типа документа.

Добавление документа

Когда документ будет внесен, ответственному придет уведомление о документе и о подтверждении его получения.

Уведомление

Когда ответственный подтвердит получение, в документе проставится дата передачи ответственному и обновится ответственный на того сотрудника, который подтвердил получение. Это может быть не ответственный по компании, если задание было делегировано.

Задание

В компании также отражается запись о входящем документе.

Реестр в компании
5 1 голос
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
0
Оставьте комментарий! Напишите, что думаете по поводу статьи.x
()
x
0
    0
    Корзина
    Корзина пустаВернуться в магазин