Реестр входящих документов
Сегодня рассмотрим создание реестра входящих документов в Битрикс24.
Многие компании ведут его в бумажном журнале или в Excel.
В чем плюс ведения реестров в Битрикс?
- Они всегда в одном месте;
- Можно настроить права на просмотр и редактирование;
- Записи доступны из карточки контрагента;
- К реестру можно добавить выполнение бизнес-процесса.
Содержание
В реестре входящих документов, помимо самого реестра можно организовать процесс уведомления ответственного по компании о получении документа. Создайте реестр, для этого:
- В левом меню нажмите Бизнес-процессы —> Процессы в ленте новостей —> Создать новый.
- Введите наименование (Реестр входящих документов) и сохраните.
- Перейдите в только что созданный реестр

Создание полей
Добавим поля (конечно вы можете менять их на свое усмотрение).
В реестре нажмите Действия —> Настроить поля —> Добавить поле.
- № — номер документа в реестре, обязательное поле типа строка;
- Дата поступления — обязательное поле типа Дата;
- Название — наименование документа, поле по умолчанию, не меняем его;
- Контрагент — компания, от которой пришел документ — обязательное поле типа Привязка к элементам CRM. Если компании нет в Битриксе, то ее нужно создать.
- Тип документа — обязательное поле типа Список
- Договор
- Бухгалтерский документ
- Судебное
- Претензия
- Письмо
- Документы из гос.органов
- Кадровые
- Прочее
- Дата документа — поле типа Дата;
- Содержание документа — поле типа HTML/текст;
- Ответственный — поле типа Привязка к сотруднику. Это поле заполнится автоматически из данных Компании.
- Дата передачи ответственному — поле типа Дата;
- Комментарий — поле типа HTML/текст;
- Скан — поле типа Файл (Диск);
- Дата изменения — поле типа Дата изменения;
- Кем создан — поле типа Кем создан.

Бизнес-процесс уведомления ответственного о документе
Когда поля созданы, можно приступить к созданию бизнес-процесса уведомления ответственного. Вернитесь в реестр (нажмите к списку справа верху над полями).
В реестре Действия —> Настроить бизнес-процессы —> Создать последовательный бизнес-процесс. Введите наименование (Уведомление ответственного) и сохраните. Далее добавляйте действия.

Выбор данных CRM
- Заголовок — Выбор данных crm;
- ID сущности — вставляем поле {{Контрагент}};
- Тип сущности — Компания;
- Выберите поля —Ответственный (Пользователь);
- Версия для печати — устанавливаем галочку;


Ответственный
Действие Изменение полей документа.
- Поле — Ответственный;
- Значение — вставка из Дополнительных результатов, Ответственный из действия Выбор данных CRM. {=A91832_43900_2512_3782: ASSIGNED_BY_ID_USER};
Уведомление ответственного
- Заголовок — Уведомление ответственного;
- Отправитель уведомления — {=Template:TargetUser} — пользователь, запустивший процесс;
- Получатель уведомления — {{Ответственный}};
- Текст уведомления для сайта — Вам поступил документ {{Тип документа}}.
Контрагент: {{Контрагент > printable}};
Дата документа: {{Дата документа}};
Содержимое документа: {{Содержание документа}}.
{=Template:TargetUser > friendly} является текущим держателем.
Перейдите в [url=/company/personal/bizproc/ {=Workflow:ID}/]задание[/url] и подтвердите получение документа. - Тип уведомления — Персонализированное уведомление (с аватаром);


Подтверждение получения
Действие Ознакомление с документом.
- Заголовок — Подтверждение получения;
- Ознакомить пользователей — {{Ответственный}};
- Название задания — Подтвердите получение документа по контрагенту
- Описание задания — Вам поступил документ {{Тип документа}}
Контрагент: {{Контрагент > printable}}
Дата документа: {{Дата документа}}
Содержимое документа: {{Содержание документа}}
{=Template:TargetUser > friendly} является текущим держателем, подтвердите получение. - Должны ознакомиться — Любой сотрудник;
- Устанавливать текст статуса — Нет;
- Текст кнопки в задании — Подтвердить;
- Показывать поле ввода комментария — Нет;
- Обязательность комментария — Нет;
- Ограничить доступ — Нет;
- Тип делегирования — Всем сотрудникам;
Дата передачи ответственному
Действие Изменение полей документа.
- Поле — Дата передачи ответственному;
- Значение — {=System:Now};
- Поле — Ответственный;
- Значение — {=A74527_32665_15644_15552:LastReviewer} — вставка из Дополнительных результатов, Последний ознакомившийся из действия Подтверждение получения;

Процесс готов, можно добавлять записи.
Добавление документа в реестр
Записи в реестр можно добавлять в самом реестре, а также из компании. При внесении документа в реестр необходимо заполнить обязательные поля, они отмечены звездочкой. Остальные поля в зависимости от типа документа.

Когда документ будет внесен, ответственному придет уведомление о документе и о подтверждении его получения.

Когда ответственный подтвердит получение, в документе проставится дата передачи ответственному и обновится ответственный на того сотрудника, который подтвердил получение. Это может быть не ответственный по компании, если задание было делегировано.

В компании также отражается запись о входящем документе.

не работает
Роман, что именно не работает?
Роман не работает)))