Поле Список в CRM с ограниченным доступом к значениям

Задача: Есть смарт -процесс Заявки на закупку. В нем происходит согласование заявок.

Необходимо добавить:

— выбор статьи расхода (из списка), каждая статья относится к определенному фонду;

— в зависимости от статьи автоматически определять фонд;

— отображать остаток денежных средств в фонде.

Также необходимо ограничить права на выбор статей по отделам. Расход по каждому фонду утверждает определенный сотрудник.

При переносе заявок на стадию Проверка наличия д/с из фондов вычитаются суммы заявок. Если сумма заявки превышает наличие д/с на фонде, то в заявку отправляется комментарий и сумма соответственно не вычитается.

Смарт-процесс Заявки на закупку/оплату

Здесь приведу только описание процесса без создания.

Стадии:

Начало. В данной стадии сотрудник заводит заявку на оплату. После оформления запускается процесс определения фонда и финколлегии, а заявка автоматически переносится на стадию Утверждение руководителем.

На доработке. На данную стадию попадают заявки, если руководитель, финколлегия или финдир запросили уточнения по заявке. Сотруднику приходит уведомление, что его заявка отправлена на доработку.

Утверждение руководителем. Руководителю ставится задание на утверждение. Если он согласовывает заявку, то она переходит в стадию Утверждение финколлегией. Если руководитель отправляет заявку на доработку, то она переходит в стадию На доработке. Если он отклоняет заявку, то она переходит в стадию Заявка отклонена.

Отложено. Стадия для отложенных заявок. Сотруднику приходит уведомление, что его заявка отложена.

Утверждение финколлегией.

Финколлегии (сотруднику, который отвечает за фонд) ставится задание на утверждение. Если он согласовывает заявку, то она переходит в стадию Проверка наличия д/с. Если финколлегия отправляет заявку на доработку, то она переходит в стадию На доработке. Если он отклоняет заявку, то она переходит в стадию Заявка отклонена.

Проверка наличия д/с. На данную стадию финколлегия переводит заявки, чтобы понять, хватает ли средств на фонде для оплаты заявок. При переносе заявок на данную стадию из фондов вычитаются суммы заявок. Если сумма заявки превышает наличие д/с на фонде, то в заявку отправляется комментарий.

Утверждение ФД. На данную стадию финколлегия переносит заявки после того, как убедится, что на фондах достаточно средств на оплату заявок. Финансовому директору ставится задание на утверждение. Если он согласовывает заявку, то она переходит в стадию Передано в бухгалтерию. Если руководитель отправляет заявку на доработку, то она переходит в стадию На доработке. Если он отклоняет заявку, то она переходит в стадию Заявка отклонена.

Передано в бухгалтерию. При попадании заявки на данную стадию, бухгалтерии ставится задача: требуется оплатить заявку. После закрытия данной задачи, заявка переносится в оплачено.

Оплачено. Успешная конечная стадия.

Заявка отклонена. Отрицательная конечная стадия.

Фонды

Сначала создадим Фонды. Автоматизация —> Процессы в ленте новостей —> Создать новый.

Поля:

Название — стандартное обязательное поле типа Название;
Остаток д/с — поле типа Деньги;
Утверждение финколлегии — множественное поле типа Привязка к сотруднику.

Добавим процесс переименования Фонда при изменении, чтобы в конце подставлялась сумма фонда, тогда она будет видна в карточке Смарт-процесса Заявки на оплату.

Подобный процесс был разобран в статье Классификация компаний.

Статьи фондов

Аналогично создадим Статьи. Автоматизация —> Процессы в ленте новостей —> Создать новый.

Поля:

Название — стандартное обязательное поле типа Название;
Фонд — обязательное поле типа Привязка к элементам (Фондам из первого процесса).

Права на статьи по отделам

Для разграничения прав необходимо добавить Разделы с наименованиями фондов и поместить статьи в соответствующие разделы.

Затем перейти в Администрирование —> Контент —> Инфоблоки —> Типы инфоблоков —> Процессы —> Статьи фондов.

Перейдите на вкладку Доступ и включите опцию Расширенное управление правами.

Далее переходим в Администрирование —> Контент —> Процессы —> Статьи фондов.

Выбираем Раздел и в бургерном меню справа нажимаем Изменить. Обратите внимание, что изменить нужно именно раздел, а не элемент. У раздела справа значок папки.

В Разделе переходим на вкладку Доступ и добавляем права отделам, либо отдельным сотрудникам.

Поля в смарт-процессе

Добавляем поля:

Статья расхода — обязательное поле типа Привязка к элементам инф. блоков (Статьи фондов);
Фонд (автоматически) — поле типа Привязка к элементам инф. блоков (Фонды);
Утверждение финколлегии — множественное поле типа Привязка к сотруднику.

В поле Фонд (автоматически) надо установить запрет на редактирование. Для этого надо перейти в Администрирование —> Настройки —> Настройки продукта —> Пользовательские поля.

Найти это поле и в настройках отметить опцию Не разрешать редактирование пользователем.

Теперь при создании заявки пользователь заполняет Статью расхода и нам надо добавить автоматическое заполнение фонда и сотрудника Финколлегии, который принимает решение по фонду. Для этого создадим Бизнес-процесс.

Бизнес-процесс Фонд в смарт-процессе

CRM —> Настройки —> Настройки CRM —> Роботы и бизнес-процессы —> Бизнес-процессы.

Далее Заявки на закупку/оплату —> Список шаблонов —> Добавить шаблон. Вводим наименование процесса, указываем автоматический запуск при добавлении и изменении, сохраняем и переходим непосредственно к созданию.

Действия бизнес-процесса

Условие. Есть статья расхода?

Конструкция Условие.

Проверяем заполнена ли статья расхода в заявке, если да, то определяем фонд и финколлегию и вносим их в заявку.

Условие. Да

Ветка условия.

Заголовок — Да;
Тип условия — Поле документа;
Поле документа — Статья расхода;
Условие — заполнено.

Разветвление

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Разветвление;
Текст — Есть статья расхода ({{Статья расхода}});
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — пропускаем.

Получить информацию об элементе списка: Статья

Действие Получить информацию об элементе списка.

Заголовок — Получить информацию об элементе списка: Статья;
ID элемента — {{Статья расхода}};
Тип документа —[s1] Статьи фондов;
Выберите поля — Фонд.

Фонд

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Фонд;
Текст — {=A23413_91264_1453_82717: PROPERTY_FOND};
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — пропускаем.

Получить информацию об элементе списка: Фонд

Действие Получить информацию об элементе списка.

Заголовок — Получить информацию об элементе списка: Фонд;
ID элемента — {=A23413_91264_1453_82717: PROPERTY_FOND};
Тип документа —[s1] Фонды;
Выберите поля — Утверждение финколлегии.

Изменение документа

Действие Изменение документа.

Заголовок — Изменение документа;
Фонд (автоматически) — {=A23413_91264_1453_82717: PROPERTY_FOND};
Утверждение финколлегией — {=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_UTVERZHDENIE_FINKOLLEGII};

Условие. Нет

Ветка условия.

Заголовок — Нет;
Тип условия — Истина.

Разветвление

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Разветвление;
Текст — Нет статьи расхода ({{Статья расхода}});
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — пропускаем.

Бизнес-процесс вычитания суммы заявки из Фонда

Процесс на стадии смарт-процесса Проверка наличия д/с.

Получить информацию об элементе списка: Фонд

Действие Получить информацию об элементе списка: Фонд.

Заголовок — Получить информацию об элементе списка: Фонд;
ID элемента — {{Фонд (автоматически)}};
Тип документа —[s1] Фонды;
Выберите поля —
- Название;
- Остаток д/с;
- Остаток д/с (имя).

Остаток д/с

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Остаток д/с;
Текст — {=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_OSTATOK_D_S_PRINTABLE};
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — пропускаем.

Условие. Требуемая сумма есть в фонде?

Конструкция Условие.

Проверяем есть ли в фонде сумма заявки, если да, то вычитаем сумму заявки из фонда, если нет, то ничего не вычитаем.

Условие. Да

Ветка условия.

Заголовок — Да;
Тип условия — Поле документа;
Поле документа — Утверждено на сумму;
Условие — меньше;
Значение — {=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_OSTATOK_D_S} — вставка значения из действия Получить информацию об элементе списка: Фонд

ИЛИ

Поле документа — Утверждено на сумму;
Условие — равно;
Значение — {=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_OSTATOK_D_S}

Разветвление

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Разветвление;
Текст — Утверждено на сумму {{Утверждено на сумму > printable}} <= Остаток д/с в фонде {=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_OSTATOK_D_S_PRINTABLE};
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — пропускаем.

Изменение переменных

Действие Изменение переменных.

Заголовок — Изменение переменных;
Новый остаток — ={=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_OSTATOK_D_S}-{{Утверждено на сумму}}.

Новый остаток

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Новый остаток;
Текст — {=Variable:Ostatok};
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — пропускаем.

Изменить остаток в фонде

Действие Изменить элемент смарт-процесса.

Заголовок — Изменить остаток в фонде;
ID элемента — {{Фонд (автоматически)}};
Тип документа —[s1] Фонды;
Остаток д/с — ={=Variable:Ostatok}&’|RUB’.

Получить информацию об элементе списка: Фонд 2

Действие Получить информацию об элементе списка: Фонд 2.

Заголовок — Получить информацию об элементе списка: Фонд;
ID элемента — {{Фонд (автоматически)}};
Тип документа —[s1] Фонды;
Выберите поля —
- Остаток д/с;
- Остаток д/с (имя).

Остаток д/с 2

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Остаток д/с 2;
Текст — {=A13165_16548_20040_86264: PROPERTY_OSTATOK_D_S > printable};
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — пропускаем.

Добавить комментарий в элемент

Действие Добавить комментарий в элемент.

Заголовок — Добавить комментарий в элемент;
Комментарий — Сумма заявки ({{Утверждено на сумму > printable}}) [b][color=green]списана с фонда[/color][/b] ({=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_OSTATOK_D_S_PRINTABLE} -> {=A13165_16548_20040_86264: PROPERTY_OSTATOK_D_S_PRINTABLE});
Автор — {{Ответственный}}.

Уведомление пользователя

Действие Уведомление пользователя.

Заголовок — Уведомление пользователя;
Отправитель уведомления — {{Кем создан}};
Получатель уведомления — {{Кем передвинут}}.
Текст уведомления для сайта — Сумма заявки [url=/crm/type/163/details/{{ID}}/]{{Название}}[/url] ({{Утверждено на сумму > printable}}) списана с фонда {=A96005_48201_22603_41748:NAME} ({=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_OSTATOK_D_S_PRINTABLE} -> {=A13165_16548_20040_86264: PROPERTY_OSTATOK_D_S_PRINTABLE})

Запустить БП Остаток д/с в название фонда

Действие Запустить бизнес-процесс.

Заголовок — Запустить БП Остаток д/с в название фонда;
ID документа — {{Фонд (автоматически)}};
Шаблон — Остаток д/с в название.

Условие. Нет

Ветка условия.

Заголовок — Нет;
Тип условия — Истина.

Разветвление

Действие Запись в отчет.

Заголовок — Разветвление;
Текст — Утверждено на сумму {{Утверждено на сумму > printable}} > Остаток д/с в фонде {=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_OSTATOK_D_S_PRINTABLE};
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса — пропускаем.

Добавить комментарий в элемент

Действие Добавить комментарий в элемент.

Заголовок — Добавить комментарий в элемент;
Комментарий —Остатка в фонде ({=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_OSTATOK_D_S_PRINTABLE}) [b][color=red]не хватает[/color][/b] на данную заявку ({{Утверждено на сумму > printable}});
Автор — {{Ответственный}}.

Уведомление пользователя

Действие Уведомление пользователя.

Заголовок — Уведомление пользователя;
Отправитель уведомления — {{Кем создан}};
Получатель уведомления — {{Кем передвинут}}.
Текст уведомления для сайта — Остатка в фонде {=A96005_48201_22603_41748:NAME} ({=A96005_48201_22603_41748: PROPERTY_OSTATOK_D_S_PRINTABLE}) не хватает на заявку [url=/crm/type/163/details/{{ID}}/]{{Название}}[/url] ({{Утверждено на сумму > printable}})