Бизнес-процесс согласования документов в Живой ленте Битрикс24

Согласование документов

В данной статье рассмотрим создание простого бизнес-процесса со статусами в Живой ленте Битрикс 24.

Исходные данные:

  • Параллельный процесс согласования
  • Добавление до 5 согласующих из оргструктуры
  • Параметры запроса: Название, Описание, файл

Согласующий имеет варианты:
  • Согласовать
  • Отклонить с доработкой или без
  • Делегировать
Документ считается согласованным, когда его утвердят все согласующие.

Создадим Бизнес-процесс. Для этого в левом меню нажмем Бизнес-процессы --> Процессы в ленте --> Создать новый. Вводим название процесса, подписи и сохраняем. Отметим процесс галочкой "Показать в новостях", чтобы процесс можно было запустить из Живой ленты.

Показать в новостях

Настройка полей


Далее нам нужно настроить поля процесса, заходим в процесс, в правом верхнем углу нажимаем Действия --> Настроить поля

Меню настроить поля

Добавим поля:

  • Название - наименование документа, поле по умолчанию, не меняем его
  • Согласующие - лица, которые должны согласовать документ - обязательное множественное поле типа "привязка к сотруднику"
  • Описание - поле типа "HTML/текст" для пояснений к документу
  • Файл - документ формате docx - обязательное множественное поле типа "Файл(Диск)"
  • Статус - статус согласования документа - поле типа "Список" со значениями На согласовании/На доработке/Согласован/Отклонен. Поле будет меняться автоматически в ходе процесса, поэтому убираем возможность его редактирования вручную (убираем галочки показывать в форме добавления и редактирования).

Поле статус


Поля процесса

Создание БП со статусами


Поля созданы, вернемся к нашему списку (нажмите "к списку" справа вверху) и настроим Бизнес-процесс согласования. В списке Действия --> Настроить бизнес-процессы.

Настроить БП

Создадим последовательный бизнес-процесс со статусами

БП со статусами

Введем наименование процесса и укажем, что запускается он при создании элемента.

Параметры БП

Создадим нужные статусы

Статусы

Создание переменной


При работе с процессом нам понадобится переменная Комментарии типа строка. Для ее создания нажмите сверху Параметры

Создание переменной

и перейдите во вкладку Переменные, справа сверху нажмите Добавить переменную.

Создание переменной

Введите название переменной и сохраните.

Статус "На согласовании"


На согласовании

Статус "На согласовании"

Изменим статус документа "На согласовании" с помощью действия Изменение документа.

  • Заголовок - Статус "На согласовании"
  • Поле Статус, значение На согласовании

Изменение статуса
Статус документа

статус

Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет

  • Заголовок - Статус 
  • Текст - Изменен "На согласовании". Можно подставить значение поля вместо текста.
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку

Обнуление переменных

С помощью действия Изменение переменных обнулим переменную Комментарии.

Обнуление переменных
Уведомление согласующих

Уведомление согласующих

Отправим уведомление согласующим о необходимости согласовать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.

  • Заголовок - Уведомление согласующих
  • Отправитель уведомления - выбираем поле {{Кем создан}}
  • Получатель уведомления - выбираем поле {{Согласующие}}
  • Текст уведомления для сайта - пишем что предстоит согласовать или утвердить, при необходимости добавляем характеристики документа.  
  • Тип уведомления - Персонализированное

Текст уведомления:

{{Кем создан > friendly}} отправил документ "{{Название}}" на согласование.

{{Файл (имя)}}

[url=https://вашпортал/company/personal/bizproc/{=Workflow:ID}/]Ссылка на страницу просмотра документа[/url]

  • {{Кем создан > friendly}} - вставка поля документа Кем создан. Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов.
  • {{Файл (имя)}} - вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.
  • {=Workflow:ID} - ID текущего бизнес-процесса. В ссылке не забудьте указать адрес своего портала. Текст ссылки можно написать любой.


Согласование документа

Отправим документ на согласование. Возьмем действие Утверждение документа.

  • Заголовок - Согласование документа
  • Утверждают сотрудники - выбираем поле Согласующие
  • Тип утверждения - Все сотрудники (т.е. пока каждый из согласующих не подтвердит документ, он не перейдет в статус Согласован)
  • Название задания - Согласовать {{Название}}
  • Описание задания - текст приведу ниже.
  • Устанавливать текст статуса - Да
  • Текст статуса - установлен по умолчанию, можно изменить по желанию
  • Текст кнопки подтверждения в задании - Согласован
  • Текст кнопки отказа в задании - Не согласован
  • Показывать поле ввода комментария - Да
  • Обязательность комментария - Нет
  • Метка для поля комментария - по умолчанию
  • Период утверждения - по умолчанию неограниченный период, но можно задать срок, по истечению которого процесс пойдет дальше
  • Ограничить доступ - Нет
  • Тип делегирования - Всем сотрудникам

Утверждение

Описание задания:

{{Кем создан > friendly}} отправил документ "{{Название}}" на согласование.

{{Файл (имя)}}

Если хотите вернуть документ на доработку, то напишите комментарий и нажмите "Не согласован".

  • {{Кем создан > friendly}} - вставка поля документа Кем создан. Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов.
  • {{Файл (имя)}} - вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.


Утверждение
Согласование документа Да


Статус Согласован
Установить статус "Согласован"

Возьмем действие Установить статус.

  • Заголовок - Установить статус "Согласован"
  • Перевести в статус - Согласован
  • Прервать выполнение текущего статуса- устанавливаем галочку

Согласование документа Нет


Обновление переменных

С помощью действия Изменение переменных обновим переменную Комментарии. Установим ей значение  комментария последнего голосовавшего из действия Согласование документа. 

Для вставки значения нажмите на кнопку с точками справа. Выберите Дополнительные результаты --> На согласовании --> Согласование документа --> Комментарий последнего голосовавшего.

Обновление переменных
Вставка
Условие
Комментарии есть?

Возьмем действие Условие.

Да:

  • Тип условия - значение переменной
  • Свойство или переменная - Комментарии
  • Условие - заполнено 

Нет:

  • Тип условия - истина

Разветвление

Логируем результат условия действием Запись в отчет

Под условием Да
  • Заголовок - Разветвление 
  • Текст - Комментарии есть
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку
Под условием Нет

  • Заголовок - Разветвление
  • Текст - Комментариев нет
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку

Разветвление
Статус На доработке
Установить статус 

Возьмем действие Установить статус.

Под условием Да

  • Заголовок - Установить статус "На доработке"
  • Перевести в статус - На доработке
  • Прервать выполнение текущего статуса - устанавливаем галочку
Под условием Нет 

  • Заголовок - Установить статус "Отклонен"
  • Перевести в статус - Отклонен
  • Прервать выполнение текущего статуса - устанавливаем галочку

Статус "На доработке"


Статус "На доработке"

Статус "На доработке"

Изменим статус документа "На доработке" с помощью действия Изменение документа.

  • Заголовок - Статус "На доработке"
  • Поле Статус, значение На доработке

Изменение статуса
Статус документа

статус

Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет

  • Заголовок - Статус 
  • Текст - Изменен "На доработке". Можно подставить значение поля вместо текста.
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку

Уведомление инициатора

Отправим уведомление инициатору о необходимости доработать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.

  • Заголовок - Уведомление инициатора
  • Отправитель уведомления - выбираем в дополнительных результатах последнего голосовавшего в статусе "На согласовании"
  • Получатель уведомления - выбираем поле {{Кем создан}}
  • Текст уведомления для сайта - текст ниже.
  • Тип уведомления - Персонализированное

Уведомление инициатора

Текст уведомления:

{=A78174_24524_41554_36312:LastApprover > friendly} отправил документ {{Название}} на доработку: {=A78174_24524_41554_36312:LastApproverComment}

{{Файл (имя)}}

[url=https://вашпортал/company/personal/bizproc/{=Workflow:ID}/]Ссылка на страницу просмотра документа[/url]

  • {=A78174_24524_41554_36312:LastApprover > friendly} - вставка значения последнего голосовавшего в статусе "На согласовании". Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов.
  • {=A78174_24524_41554_36312:LastApproverComment} - вставка значения комментария последнего голосовавшего в статусе "На согласовании"
  • {{Файл (имя)}} - вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.
  • {=Workflow:ID} - ID текущего бизнес-процесса. В ссылке не забудьте указать адрес своего портала. Текст ссылки можно написать любой.


Запрос на доработку

Запрос на доработку

Отправим документ на доработку инициатору. Возьмем действие Запрос дополнительной информации (с отклонением).
  • Заголовок - Запрос на доработку
  • Заполняют сотрудники - выбираем поле {{Кем создан}}
  • Название задания - Документ {{Название}} отправлен на доработку
  • Описание задания - текст приведу ниже.
  • Текст кнопки в задании - Отправить на согласование
  • Показывать поле ввода комментария - Да
  • Обязательность комментария - Нет
  • Метка для поля комментария - по умолчанию
  • Устанавливать текст статуса - Да
  • Текст статуса - Ожидание доработки документа
  • Период ожидания информации - по умолчанию неограниченный период, но можно задать срок, по истечению которого процесс пойдет дальше
  • Ограничить доступ - Нет
  • Тип делегирования - Всем сотрудникам
  • Тип отклонения - Любой сотрудник
  • Текст кнопки отклонения в задании - Отклонить документ
  • Сохранять значения в случае отказа - Нет

Внизу добавим необязательно поле Новая версия файла типа Файл(Диск)

Описание задания:

{=A78174_24524_41554_36312:LastApprover > friendly} отправил документ {{Название}} на доработку: {=A78174_24524_41554_36312:LastApproverComment}

{{Файл (имя)}}

Обновите документ с учетом комментариев и отправьте на согласование, либо отклоните документ. Обязательно напишите, что исправили.

  • {=A78174_24524_41554_36312:LastApprover > friendly} - вставка значения последнего голосовавшего в статусе "На согласовании". Обратите внимание на параметр > friendly, он позволяет отобразить Имя пользователя в привычном виде, без логина, ID и других атрибутов.
  • {=A78174_24524_41554_36312:LastApproverComment} - вставка значения комментария последнего голосовавшего в статусе "На согласовании"
  • {{Файл (имя)}} - вставка поля документа Файл. Выводится наименование файла со ссылкой.


Если документ по запросу доработан


Разветвление

Логируем результат доработки действием Запись в отчет

  • Заголовок - Разветвление 
  • Текст - Документ заново отправлен на согласование
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку

Разветвление
Условие
Файл приложен?

Возьмем действие Условие.

Да:

  • Тип условия - значение переменной
  • Свойство или переменная - Новая версия файла
  • Условие - заполнено 

Нет:

  • Тип условия - истина

Разветвление

Логируем результат условия действием Запись в отчет

Под условием Да
  • Заголовок - Разветвление 
  • Текст - Файл приложен
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку
Под условием Нет

  • Заголовок - Разветвление
  • Текст - Нового файла нет
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку

Разветвление
Добавление файла
Добавление файла

Если файл приложен, то обновим его в документе, для этого возьмем действие Изменение документа.

  • Заголовок - Добавление файла
  • Поле Файл, значение переменная Новая версия файла, {=Variable:newfile}

УСТАНОВИТЬ СТАТУС

Возьмем действие Установить статус.

  • Заголовок - Установить статус "На согласовании"
  • Перевести в статус - На согласовании
  • Прервать выполнение текущего статуса - устанавливаем галочку

Смена статуса
Если документ отклонен


Разветвление
РАЗВЕТВЛЕНИЕ

Логируем результат доработки действием Запись в отчет
  • Заголовок - Разветвление
  • Текст - Документ отклонен
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку

УСТАНОВИТЬ СТАТУС

Возьмем действие Установить статус.

  • Заголовок - Установить статус "Отклонен"
  • Перевести в статус - Отклонен"
  • Прервать выполнение текущего статуса - устанавливаем галочку

Смена статуса

Статус "Согласован"


Статус согласован

Статус "Согласован"

Изменим статус документа "Согласован" с помощью действия Изменение документа.

  • Заголовок - Статус "Согласован"
  • Поле Статус, значение Согласован

Изменение статуса
Статус документа

статус

Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет

  • Заголовок - Статус 
  • Текст - Изменен "Согласован". Можно подставить значение поля вместо текста.
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку

Уведомление инициатора

Отправим уведомление инициатору о необходимости доработать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.

  • Заголовок - Уведомление инициатора
  • Отправитель уведомления - выбираем поле документа {{Кем изменен}}
  • Получатель уведомления - выбираем поле {{Кем создан}}
  • Текст уведомления для сайта - Документ {{Название}} согласован. {{Файл (имя)}}.
  • Тип уведомления - Персонализированное

Уведомление инициатора

Статус "Отклонен"


Статус Отклонен

Статус "Отклонен"

Изменим статус документа "Отклонен" с помощью действия Изменение документа.

  • Заголовок - Статус "Отклонен"
  • Поле Статус, значение Отклонен

Изменение статуса
Статус документа

статус

Логируем полученный статус. Действие Запись в отчет

  • Заголовок - Статус 
  • Текст - Изменен "Отклонен". Можно подставить значение поля вместо текста.
  • Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса - устанавливаем галочку

Уведомление инициатора

Отправим уведомление инициатору о необходимости доработать документ. Возьмем действие Уведомление пользователя.

  • Заголовок - Уведомление инициатора
  • Отправитель уведомления - выбираем поле документа {{Кем изменен}}
  • Получатель уведомления - выбираем поле {{Кем создан}}
  • Текст уведомления для сайта - Документ {{Название}} отклонен. {{Файл (имя)}}.
  • Тип уведомления - Персонализированное

Уведомление инициатора

Сохраняем и наш процесс готов!


Если Вам была полезна эта статья, поделитесь ей в социальных сетях. Мне будет приятно! :)


План внедрения Битрикс24

План внедрения Битрикс24

Краткий чек-лист по внедрению Корпоративного портала Битрикс24. Он поможет действовать поэтапно, ничего не упустив. Битрикс это просто! А пока сохраняем план действий для дальнейшей фиксации проделанной работы и вспоминаем все свои бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать. Они нам пригодятся уже в первом пункте. 

Фиксация согласований

ФИКСАЦИЯ СОГЛАСОВАНИЙ И СОБЫТИЙ ИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА В СДЕЛКЕ

Когда руководитель, директор, бухгалтер согласовывают те или иные параметры Сделки или происходят важные моменты в ходе процесса, их необходимо зафиксировать в карточке Сделки. Фиксировать согласования и события можно в специально созданном поле, в виде комментариев в ленте Сделки, либо в списке.

Сопоставление полей типа список

Сопоставление полей типа "Список" в бизнес-процессах 

На днях мне понадобилось настроить автозаполнение полей сделки на основе полей Компании. Я создала процесс при создании Сделки, настроила проверку заполненности полей и при пустом значении заполнила их из Компании. Поля типа "Список" заполняться отказались :( Пришлось искать варианты. Что же я сделала?

Контроль заполнения данных

Контроль заполнения данных

Ведение клиентской базы и фиксация всех взаимодействий с заказчиками основа для дальнейшего развития и аналитики. Какие же инструменты для контроля заполнения данных предоставляет Битрикс 24?

Оставьте заявку на бесплатную консультацию

CRM-форма появится здесь



Хостинг сайта - первые 30 дней БЕСПЛАТНО!
Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Подробнее Понятно
Cookies